NÊN ĐẦU TƯ MÁY SCAN HAY THUÊ DỊCH VỤ SỐ HOÁ HỒ SƠ BỆNH ÁN?
Trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển, Bộ Y Tế đã đưa ra thông tư số 13/2025/TT-BYT về việc chuyển đổi số, cụ thể là triển khai hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) cho các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc. Tuy nhiên, nhiều cơ sở vẫn đang băn khoăn, cân nhắc giữa việc nên mua máy scan hồ sơ bệnh án hay thuê dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án để đáp ứng với bối cảnh này. Vậy phương án nào mới là tối ưu nhất? Cùng DigiIT tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Tính cấp thiết của việc số hoá hồ sơ bệnh án
Trong kỉ nguyên chuyển đổi số hiện nay, Bộ Y Tế đã đưa ra nhiều văn bản về chuyển đổi số, thúc đẩy các bệnh viện và cơ sở y tế thực hiện chuyển đổi số. Một văn bản quan trọng trong số đó là Thông tư 13/2025/TT-BYT.
Thông tư 13/2025/TT-BYT được Bộ Y Tế đưa ra vào ngày 06/06/2025. Trong đó, thông tư đã cung cấp những nguyên tắc mà các cơ sở y tế phải tuân theo trong quá trình số hoá hồ sơ bệnh án và triển khai hồ sơ bệnh án điện tử (EMR).
Thông tư số 13/2025/TT-BYT có đề cập hạn chót cho việc triển khai hồ sơ bệnh án đối với các bệnh viện là 30/09/2025, còn các cơ sở y tế khác là 31/12/2026. Vì vậy, các cơ sở y tế cần quyết định trong việc số hoá hồ sơ bệnh án ngay từ bây giờ để kịp thời đáp ứng theo Thông tư 13/2025/TT-BYT.
Để đáp ứng thông tư 13/2025/TT-BYT, các cơ sở y tế cần quyết định về một phương án chuyển đổi số giúp số hoá hồ sơ bệnh án. Hai giải pháp được nhiều cơ sở khám chữa bệnh ưu tiên lựa chọn là: Trang bị máy scan hồ sơ bệnh án và thuê dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án.
Khi nào nên lựa chọn dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án và máy scan hồ sơ bệnh án
Thuê dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án: Đơn vị có quá nhiều tài liệu hồ sơ bệnh án cũ trong kho, nguồn nhân lực có hạn chưa có chuyên môn số hoá và cần số hoá nhanh chóng.
Trang bị máy scan: Khi có nguồn nhân lực có sự am hiểu về số hoá, có chi phí và thường xuyên số hoá. Ví dụ các bệnh viện lớn cần số hoá tài liệu ngay đầu vào lựa chọn Lens 1200 Pro còn kho hồ sơ bệnh án có thể lựa chọn ET18 Pro.
Nên đầu tư máy scan hay thuê dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án?
DigiIT sẽ chỉ ra những ưu và nhược điểm của các giải pháp: trang bị máy scan hồ sơ bệnh án và thuê dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án; bên cạnh đó giới thiệu một số mẫu máy scan hồ sơ bệnh án nên đầu tư và tổng quan về dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án cũ, nhằm giúp các cơ sở khám chữa bệnh được trang bị thêm hiểu biết để đưa ra lựa chọn sáng suốt trong kỉ nguyên chuyển đổi số y tế.
2.1. Đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án
a. Ưu điểm khi đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng
Là một khoản đầu tư dài hạn, tiết kiệm chi phí trong dài hạn. Mua máy scan giúp các cơ sở khám chữa bệnh chỉ cần chi ra một khoản chi phí ban đầu, mà không cần mất nhiều lần tiền thuê dịch vụ.
Cho phép CSKCB chủ động trong việc số hoá. Khi sở hữu máy scan đặt sẵn tại chỗ làm việc, cơ sở khám chữa bệnh sẽ có thể số hoá lượng hồ sơ phát sinh hàng ngày một cách chủ động
Tính bảo mật thông tin được ở mức tối đa. Khi tự mình số hoá hồ sơ bệnh án, CSYT sẽ có thể đảm bảo được rằng các thông tin và dữ liệu của bệnh nhân được bảo mật tuyệt đối, không bị tiết lộ cho bên thứ ba.
b. Nhược điểm khi đầu tư máy quét hồ sơ bệnh án chuyên dụng
Cần nhân sự thông thạo sử dụng công nghệ để thực hiện. Nếu nhân sự không được đào tạo sử dụng, sẽ có nhiều rủi ro trong việc số hoá hồ sơ bệnh án.
Tốn nhiều khoản chi phí khác nhau. Các khoản chi phí về thiết bị, nhân sự, lắp đặt, bảo dưỡng,... cần được chi trả đầy đủ để hệ thống máy scan có thể được lắp đặt và duy trì trong cơ sở khám chữa bệnh.
Chính vì vậy, việc lựa chọn trang bị máy scan hồ sơ bệnh án sẽ phù hợp hơn với các cơ sở khám chữa bệnh như:
Bệnh viện tuyến đầu có hồ sơ bệnh án phát sinh liên tục hàng ngày
Phòng CNTT/Lưu trữ y tế với số lượng và trình độ nhân sự ổn định
Kế hoạch triển khai xây dựng hồ sơ bệnh án điện tử lâu dài
Nguồn ngân sách lớn để trang bị máy quét hồ sơ bệnh án cùng các chi phí như bảo dưỡng, thay thế khi cần
c. Gợi ý 2 dòng máy quét hồ sơ bệnh án được nhiều bệnh viện sử dụng
Máy scan hồ sơ bệnh án CZUR ET18 Pro
ET18 Pro là giải pháp số hoá hồ sơ bệnh án toàn diện đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn trong Thông tư 13/2025/TT-BYT. Với hình dáng gọn nhẹ, tốc độ quét nhanh, cùng với khả năng tích hợp phần mềm quản trị bệnh viện & quản lí hồ sơ bệnh án điện tử dễ dàng, ET18 Pro là một lựa chọn phù hợp để số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ với số lượng tài liệu lớn.
Những tính năng nổi bật của ET18 Pro:
Là máy scan overhead chuyên dụng, phù hợp số hoá hồ sơ bệnh án giấy cũ, giấy mỏng, ố vàng, dễ rách mà không làm hư hại tài liệu.
Xử lý tốt hồ sơ dày, nhiều trang, nhiều định dạng (phiếu siêu âm, hình ảnh chẩn đoán, giấy kẹp ghim).
Chất lượng quét sắc nét, hiển thị rõ thông tin cá nhân, kết quả cận lâm sàng, chẩn đoán và ghi chú viết tay.
Tốc độ cao ~1,5 giây/trang, đáp ứng số hoá kho hồ sơ quy mô lớn, đảm bảo tiến độ theo Thông tư 13/2025/TT-BYT.
Phần mềm thông minh, hỗ trợ chỉnh khổ, phân loại và tích hợp HIS/EMR, sẵn sàng phục vụ tra cứu, thanh tra và đối chiếu pháp lý.
Dung lượng file đầu ra nhỏ, dễ dàng cho việc lưu trữ lâu dài.
Tham khảo thêm: Máy scan kho hồ sơ bệnh án cũ ET18 Pro đáp ứng thông tư 13/2025/TT-BYT
Máy scan hồ sơ bệnh án CZUR Lens 1200 Pro
Với kích thước nhỏ gọn nên Lens 1200 Pro có thể đặt tại quầy tiếp nhận thông tin, các khoa, phòng hành chính, giúp xử lý tài liệu đính kèm hồ sơ bệnh án có chữ ký của bệnh nhân hay người nhà bệnh nhân một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hình ảnh sắc nét.
Những tính năng nổi bật của Lens 1200 Pro:
Thiết kế nhỏ gọn, phù hợp bố trí tại quầy tiếp nhận, khoa lâm sàng, phòng hành chính hoặc điểm phát sinh hồ sơ.
Chuyên dụng cho phiếu thông tin A4, giấy tờ rời, mỏng có chữ ký tươi và dấu bệnh viện.
Quét rõ nét chữ ký tay, giữ nguyên nét bút và mực, đảm bảo giá trị pháp lý theo Thông tư 13/2025/TT-BYT.
Dung lượng file đầu ra nhỏ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hiển thị, thuận lợi lưu trữ lâu dài.
Dễ sử dụng, thao tác nhanh, phù hợp cho cả nhân viên hành chính và điều dưỡng.
Tích hợp tốt EMR/HIS, chi phí hợp lý, phù hợp bệnh viện tuyến dưới và phòng khám.
Tham khảo: Máy scan hồ sơ bệnh án Lens 1200 Pro đáp ứng Thông tư 13/2025/TT_BYT
2.2. Dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ
Không phải đơn vị nào cũng có đủ nguồn lực về nhân sự am hiểu quá trình số hoá đạt chuẩn theo quy định của Bộ Y Tế và dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ chính là một phương án “tối ưu” cho các cơ sở khám chữa bệnh đang loay hoay không biết xử lý kho hồ sơ bệnh án cũ khổng lồ.
Ưu điểm của dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án
Tiết kiệm công sức & chi phí ngắn hạn. Không cần bỏ nhiều công sức và chỉ cần bỏ ra một khoản tiền hợp lý, các CSKCB cũng đã có thể được cung cấp dịch vụ số hoá kho hồ sơ tài liệu đến từ đội ngũ các nhân viên số hoá chuyên nghiệp từ công ty số hoá.
Hồ sơ số hoá đạt chuẩn theo Thông tư 13. Việc này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong số hoá tài liệu y tế nói chung và hồ sơ bệnh án nói riêng. Các chuyên viên cũng sẽ nắm chắc về Thông tư 13 để thực hiện theo đó.
Nhược điểm của dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án
Ngắn hạn về mặt chi phí cũng như về tính chủ động. CSKCB sẽ mất nhiều lần chi phí thuê dịch vụ và nhân công nếu nhu cầu phát sinh thêm.
Hạn chế khi phát sinh thêm tài liệu: Thường đối với các dự án số hoá hồ sơ sẽ có khối lượng và đặc điểm tài liệu. Khi CSKCB phát sinh tài liệu đồng nghĩa với việc phải trả thêm phần chi phí phát sinh.
Giải pháp không phù hợp với CSKCB đang cần số hoá nguồn tài liệu đầu vào trực tiếp mà chỉ có thể áp dụng với kho hồ sơ bệnh án cũ.
Dịch vụ số kho hoá hồ sơ bệnh án cũ sẽ phù hợp với các cơ sở khám chữa bệnh:
Có kho hồ sơ giấy tồn đọng nhiều năm
Nhân sự CNTT chưa đủ chất lượng/số lượng để tự thực hiện số hoá tài liệu
Cần chuyển đổi gấp để đáp ứng lộ trình bệnh án điện tử
Dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ tại DigiIT
Với kinh nghiệm nhiều năm số hoá tài liệu trong nhiều lĩnh vực, DigiIT cho ra mắt dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ với những ưu điểm như:
DigiIT là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá, đặc biệt trong lĩnh vực y tế được nhiều bệnh viện tin tưởng.
Là đơn vị phân phối các dòng máy quét hồ sơ bệnh án chuyên dụng như CZUR…
Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản và am hiểu về lĩnh vực số hoá hồ sơ bệnh án.
Bảo mật tuyệt đối: Dữ liệu bệnh án được mã hóa và lưu trữ theo quy trình bảo mật nhiều lớp, đảm bảo tuân thủ quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.
Hỗ trợ tư vấn toàn diện: Từ khảo sát hiện trạng kho lưu trữ, lập kế hoạch, triển khai, đến bàn giao dữ liệu cuối cùng và tất cả đều được hỗ trợ 1:1.
Cam kết kết quả: Hồ sơ sau khi số hóa được kiểm tra và nghiệm thu theo tiêu chí “chính xác – đầy đủ – dễ truy xuất – an toàn.”
Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình và nhu cầu của cơ sở khám chữa bệnh của bạn, bạn có thể quyết định phương án phù hợp và tối ưu nhất cho việc số hoá hồ sơ bệnh án. Nếu bệnh viện quyết định đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án, ET18 Pro và Lens 1200 Pro đến từ CZUR sẽ là những lựa chọn hoàn hảo. Ngược lại, nếu đơn vị không có nguồn nhân lực và có kho hồ sơ bệnh án lớn thì việc lựa chọn dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án là phương án tối ưu.
DigiIT là đơn vị đồng hành cùng các bệnh viện trong quá trình xây dựng hồ sơ bệnh án điện tử và đảm bảo luôn cung cấp những giải pháp và dịch vụ toàn diện giúp cơ sở y tế của bạn an tâm trong quá trình chuyển đổi số.
Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ DigiIT để được tư vấn thêm!
--------------------
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (DIGIIT)
Trụ sở: Số 114 ngõ Thổ Quan, phố Khâm Thiên, phường Văn Miếu – Quốc Tử Giám, Hà Nội
Website: https://thietbisohoa.vn ; https://digiit.vn
Hotline: 0833923603
Zalo OA: https://zalo.me/2327360216479815568
