Hiện đã có 36 BHXH tỉnh, thành phố đã và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm xác định rõ tổng số hồ sơ, thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm) và tài liệu loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

1. Tình hình số hóa bảo hiểm xã hội hiện tại

Theo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Hà, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ đã được thực hiện số hoá và chia sẻ đến BHXH các tỉnh, thành phố.

Bà Nguyễn Thị Hà đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi trường mạng đã đáp ứng rất tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút...

Ngày 16/10, BHXH Việt Nam đã tổ chức triển khai phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” nhằm cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Hiện đã có 36 BHXH tỉnh, thành phố đã và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm xác định rõ tổng số hồ sơ, thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm) và tài liệu loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

2. Định hướng số hóa bảo hiểm xã hội trong tương lai

Thời gian tới, BHXH Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng BHXH, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...

Theo BHXH một số địa phương, hiện nay diện tích kho lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế, thậm chí BHXH một số tỉnh phải tận dụng các phòng làm việc, hành lang, tầng trệt để lưu trữ hồ sơ, nên dễ gây ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu. Trong khi đó đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm nên chịu nhiều áp lực…

Do vậy, BHXH các tỉnh, thành phố đề xuất cần tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ. Kết nối đồng bộ thông tin phục vụ công tác tra cứu, thu thập, chỉnh lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu; chú trọng đầu tư công tác phòng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ.

Ngoài ra, cần lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu trữ lịch sử. Xây dựng phương án xử lý đối với hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ tồn đọng từ năm 2015 trở về trước…