Củng cố “ Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử

Với sự ra đời của Nghị định số: 102/CP, ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ, Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) được thành lập nhằm giúp Hội đồng Chính phủ quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước. Cũng kể từ dấu mốc quan trọng này, lần đầu tiên ở Việt Nam thời chính quyền nhân dân, “do dân, vì dân” chính thức có cơ quan quản lý công tác công văn giấy tờ của Nhà nước, trực tiếp quản lý Tài liệu lưu trữ quốc gia. Đây là một sự kiện trọng đại có ý nghĩa rất lớn đối với sự nghiệp hình thành và phát triển Ngành Lưu trữ Việt Nam mới.

Trải qua chặng đường 55 năm xây dựng và phát triển (04/9/1962 - 04/9/2017), các dấu mốc phát triển chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được thể hiện rõ nhất qua việc xác lập vị trí, chức năng nhiệm vụ trong hệ thống cơ quan tổ chức (ở trung ương) và hệ thống văn bản của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản quản lý tổ chức Ngành gồm: 

- Nghị định số: 142-CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
- Quyết định số: 168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia;
- Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số: 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thuộc Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ);
- Tháng 12/1986, tại Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam – Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần đầu tiên Đảng chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải “Tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.”.
- Ngày 25/01/1991, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số: 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư;
- Ngày 04/4/2001, Ủy Ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
- Ngày 01/9/2003, Cục Lưu trữ Nhà nước được đổi tên thành Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bằng Quyết định số: 177/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ;
- Tháng 04/2006, một lần nữa trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX được thông qua tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng xác định nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” góp phần phát triển văn hoá, nền tảng tinh thần của xã hội;
- Ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg về “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”;
- Ngày 11/11/2011, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 là  văn bản có giá trị pháp lý cao nhất của hệ thống pháp luật về Lưu trữ.

Trong suốt 55 năm hình thành và phát triển, dù ở cấp độ và hoàn cảnh nào, dù trực tiếp thực hiện chức năng quản lý nhà nước hay giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước luôn cố gắng cao nhất để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Và với 55 năm trưởng thành, với sứ mệnh là cơ quan giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đứng trước thời của khoa học và công nghệ phát triển, của cuộc Cách mạng 4.0, việc cần làm thiết thực nhất ở thời điểm kỷ niệm ngày thành lập này là xác định những công việc cần thực hiện và tầm nhìn Ngành trong thời gian tới cụ thể như sau.

1. Củng cố và nâng cao chất lượng hoạt động “Văn thư - Lưu trữ truyền thống”

Công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ từ xa xưa tác nghiệp trên cơ sở vật ghi tin chủ yếu là giấy. Và xin tạm gọi, đó là hình thái “Văn thư - lưu trữ truyền thống” - một phần lịch sử không thể thiếu của thời đã qua. Tuy nhiên, với những đặc trưng riêng của công tác này trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hình thái “truyền thống” vẫn phải tồn tại trong thời đại mới, không thể loại bỏ dù có sự phát triển ngày càng cao của khoa học và công nghệ. Công tác “Văn thư - Lưu trữ truyền thống” sẽ luôn là cốt lõi, là nền tảng cơ bản, nhất là ở thời điểm “giao thời” giữa mới và cũ để hình thành và phát triển hình thái: “Văn thư – Lưu trữ điện tử”.

Mặt khác, xét về quy định hiện hành của pháp luật, việc củng cố Công tác “Văn thư - Lưu trữ truyền thống” trong thời điểm hiện tại là vừa là một nhiệm vụ mặc nhiên, vừa là một yêu cầu của pháp luật về Công tác Văn thư - Lưu trữ. Điều đó có tác dụng không chỉ giải quyết những nhiệm vụ khi mà “Văn thư - Lưu trữ điện tử” chưa chính thức hình thành mà còn giải quyết những nghiệp vụ mà hình thái mới không thể thay thế. Đồng thời, đó cũng là nền tảng để từng bước hoàn chỉnh cơ sở lí luận và thực tiễn hình thành và phát triển Công tác “Văn thư - Lưu trữ điện tử”, phù hợp với thời công nghiệp số đang có những tác động làm thay đổi đời sống xã hội.
Để củng cố và nâng cao chất lượng của hoạt động “Văn thư - Lưu trữ truyền thống”, các công việc cần làm nhằm góp phần nâng cao chất lượng của từng khâu công việc ở mỗi vị trí việc làm liên quan đến công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ cần tập trung vào những nội dung cơ bản sau:

1) Thực hiện đúng, đủ “quy trình quy phạm” hiện hành về công tác xây dựng và ban hành văn bản trong mỗi cơ quan, tổ chức;
2) Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đi, đến chính xác, an toàn, bảo mật nhằm góp phần giải quyết công việc nhanh gọn, đúng hạn định trong lộ trình cải cách hành chính;
3) Thực hiện công tác lập hồ sơ (nhất là hồ sơ công việc) có tính “thường nhật”; tổ chức nộp hồ sơ đúng quy định;
4) Tổ chức khoa học hiệu quả các nghiệp vụ thu thập – chỉnh lý – bảo quản tài liệu lưu trữ trong tất cả các Lưu trữ hiện hành, nhất là các Lưu trữ lịch sử đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn của Ngành;

5) Tận dụng mọi cơ hội, điều kiện để công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả để thông tin từ tài liệu lưu trữ góp phần vào các hoạt động cung cấp kiến thức lịch sử, giáo dục và nghiên cứu khoa học phục vụ các nhu cầu thiết thực của cuộc sống và của đất nước.
Đặc biệt, trong thời điểm giao thời, khi các hoạt động của hình thái “truyền thống” và “điện tử” đan xen, việc thực hiện các quy chuẩn của Công tác “Văn thư  - Lưu trữ truyền thống” sẽ góp phần rất lớn thúc đẩy hình thái “Văn thư – Lưu trữ điện tử” chính thức hình thành.

2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin thời hiện đại đã và sẽ có nhiều tác động làm thay đổi đời sống xã hội, có tác động nhiều đến các hoạt động quản lý và nghiệp vụ hành chính trong đó có Công tác Văn thư – Lưu trữ.
Mặt khác, ở tầm nhìn rộng hơn, với sự ra đời của Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) được mệnh danh là Cuộc cách mạng số, với sự phát triển mạnh mẽ và tích hợp nhiều lĩnh vực ở trình độ cao sẽ tạo ra các thành tựu trong các lĩnh vực kỹ thuật số. Thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số mà hoạt động của Công tác Văn thư – Lưu trữ không là ngoại lệ.
Đặc biệt, trong Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Internet vạn vật kết nối (Internet of thing – IoT) được coi là cốt lõi. Internet vạn vật kết nối sẽ tạo ra bước đột phá trong lĩnh vực thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu – lĩnh vực liên quan trực tiếp đến hoạt động lưu trữ. 

Ở Việt Nam, ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số: 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới – Cách mạng công nghiệp số (4.0). Do đó, việc ứng dụng hiệu quả các thành tựu của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ của ngành Văn thư – Lưu trữ là một nhiệm vụ và sẽ tạo nên một phương cách hoạt động mới với:
- Văn bản điện tử, văn bản số hóa, hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý, đảm bảo tính chứng cứ, được chuyển giao, xử lý và lập hồ sơ điện tử trên mạng diện rộng;
- Tổ chức quản lý, truy xuất, khai thác tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả cao hơn với những phần mềm có độ thông minh cao hơn, hiệu quả hơn, nhiều tiện ích hơn;
- Đẩy mạnh việc Công bố - Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng để tài liệu lưu trữ đến với công chúng, đến với xã hội nhanh hơn, hiệu quả hơn để không chỉ cung cấp kiến thức lịch sử, xã hội mà còn góp phần giáo dục tinh thần yêu nước và đấu tranh bảo vệ chủ quyền quốc gia.
Ngoài ra, với khả năng lan truyền nhanh và rộng đến mọi đối tượng trong và ngoài nước của mạng xã hội và truyền thông xã hội (Social Media), các hoạt động của đời sống trong đó có hoạt động tuyên truyền sẽ đến với cộng đồng nhanh hơn, trực quan hơn. Do vậy, việc Công bố - Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần khai thác ưu thế này và phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp, đúng quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về Lưu trữ. Đây là lĩnh vực, hình thức, phương thức tổ chức hoàn toàn mới ở Việt Nam nhưng đã khá phổ biến trên thế giới nên cần được chú trọng khai thác một cách có hiệu quả phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị của Ngành. 

Các hình thức thực hiện gồm:
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ tiêu biểu phục vụ các hoạt động tuyên truyền, giáo dục chính trị tư tưởng theo định hướng của Đảng và Nhà nước;
- Giới thiệu các khối, phông tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo các chuyên đề (trên cơ sở các sách chỉ dẫn của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia) để tạo điều kiện tiếp cận tài liệu phục vụ việc học tập, nghiên cứu… của các đối tượng trong xã hội;
- Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng (hoặc thông qua các trang mạng xã hội), theo chuyên đề phục vụ việc kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện lịch sử và nhân vật lịch sử (theo năm tròn hay năm chẵn) do Ban Tuyên giáo trung ương và các cơ quan chức năng hướng dẫn.
Đặc biệt hiện nay, ngành Lưu trữ đang quản lý 02/6 Di sản tư liệu khu vực và thế giới, 01 khối tài liệu được công nhận Bảo vật quốc gia. Đó là Mộc bản triều Nguyễn – khối tư liệu rất có giá trị lịch sử, văn hóa – xã hội; Châu bản triều Nguyễn – có giá trị sử liệu và pháp lý “độc nhất, vô nhị” cùng Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (Từ 30/8/1945 – 28/02/1946) thể hiện bản lĩnh vượt qua “thù trong, giặc ngoài” của chính quyền nhân dân vừa được thành lập mà đứng đầu là Chủ tịch Hồ Chí Minh - vị lãnh tụ thiên tài của Cách mạng Việt Nam. Đó là những tài liệu cực kỳ quý hiếm cần được giới thiệu sâu rộng tới công đồng trong và ngoài nước. Việc giới thiệu tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam, nhất là tài liệu thuộc Di sản tư liệu và Bảo vật quốc gia để thế giới hiểu hơn về văn hóa Việt Nam, con người Việt Nam, lịch sử xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của dân tộc Việt Nam là trách nhiệm quan trọng của những người làm Lưu trữ. Do vậy, nhiệm vụ của Ngành trong thời gian tới là phải khai thác sức mạnh của mạng Internet nói chung, mạng xã hội và truyền thông xã hội nói riêng để đưa tài liệu lưu trữ với những giá trị “có một không hai” của các Di sản và Bảo vật quốc gia Việt Nam đến với công chúng, đến với thế giới. 

Ngoài ra, trong một thế giới phẳng, khi mạng xã hội và truyền thông xã hội trở thành phương thức giao tiếp mới, phổ biến nhanh nhất và lan truyền rộng khắp cũng là một “kênh”, một hình thái của hoạt động hợp tác quốc tế mới. Phương thức này không chỉ góp phần giúp cho con người ở mọi phương trời có thể tổ chức gặp gỡ, trao đổi, tương tác, làm cho con người gần nhau hơn cũng là một thách thức cho hoạt động hợp tác quốc tế “truyền thống”.

3. Tập trung xây dựng hoàn chỉnh khung pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử

Văn bản điện tử, số hóa đã được hình thành và sử dụng rộng rãi trong công tác công văn giấy tờ tại từng cơ quan, tổ chức từ nhiều năm qua. Luật Lưu trữ 2011 và Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ đã bước đầu xác lập khung pháp lý về công tác Lưu trữ tài liệu điện tử. Tuy nhiên, để thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ Nội vụ hình thành và hoàn chỉnh các cơ sở pháp lí cho một hình thái mới - Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn nhiều việc phải làm. Cụ thể gồm:

Một là, trước mắt, cần sớm hoàn thiện Dự thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để ban hành. Đây là hoạt động thiết thực nhất khi quy định về Lưu trữ điện tử mà “đầu vào” từ Công tác Văn thư gần như còn “bỏ trống”. Đặc biệt, với vai trò là văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư) có giá trị pháp lý cao nhất của cấp Bộ dùng để hướng dẫn, dự thảo cần tránh những quy định có tính “tùy nghi” hiểu và áp dụng. Các quy định trong Thông tư này phải cụ thể để có thể áp dụng mà không cần có các hướng dẫn khác;
Hai là, xác định các chức năng, tiện ích, thông tin “đầu ra – đầu vào” và khả năng quản lý, truy xuất, bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử để xây dựng phần mềm quản lí tài liệu lưu trữ (cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử) thông minh hơn để hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ điện tử hiệu quả hơn Lưu trữ truyền thống;
Ba là, xây dựng các Quy trình và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ (thu thập, tổ chức quản lý, bảo quản, khai thác – sử dụng) tài liệu lưu trữ điện tử kịp thời để các văn bản đã ban hành như Luật Lưu trữ, Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP và Thông tư quản lí văn bản và hồ sơ điện tử thực sự đi và cuộc sống; không chỉ là “niêm luật” mà còn là “công cụ chỉ dẫn nghiệp vụ” cho những người làm công tác văn thư - lưu trữ;
Bốn là, tổ chức thu thập, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử từ các Lưu trữ lịch sử ở các ngành, các địa phương và tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
Năm là, tổ chức khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ các yêu cầu của mọi đối tượng trong xã hội nhanh chóng và hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo thực hiện nghiêm các quy định chung của pháp luật lưu trữ. 

"Ôn cố, tri tân” theo cách nghĩ và cách làm mới không chỉ là việc tự hào với những gì đã đạt được, nhớ tới công lao của các thế hệ những người làm lưu trữ của một thời “khai sơn, phá thạch” mà phải nghĩ tới, phải thực hiện hiệu quả các bước đi, các hoạt động cần thiết đang đặt ra để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của Ngành trong thời hiện tại và tầm nhìn trong thời gian tới.
Sự phát triển của Ngành Văn thư – Lưu trữ phải gắn với những yếu tố của thời đại khoa học và công nghệ, nhất là những yếu tố mới của Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 được mệnh danh là cuộc cách mạng số hàm chứa sự thay đổi lớn lao, không chỉ biến đổi kinh tế, mà cả văn hóa, xã hội một cách toàn diện. Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ phải tận dụng được sức mạnh của Cuộc cách mạng này để tồn tại và phát triển.
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin sâu, rộng trong tất cả các nghiệp vụ của Ngành để tiến tới xây dựng hình thái “Văn thư – Lưu trữ điện tử”.

Nguồn: Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước