Buông bỏ "Thói quen" sử dụng tài liệu giấy

Việc triển khai phát triển Hệ Thống quản lý điện tử liên quan rất mật thiết tới sử thay đổi và phát triển của những cơ quan, tổ chức.Từ những bộ hồ sơ, tập tài liệu được lưu trữ chất đầy tại các kệ sách tại các phòng ban, nay sẽ được chuyển hóa để lưu trữ dưới dạng số. Đây là một công tác thiết thực nhằm đầy lùi việc thất lạc tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời đẩy mạnh hoạt động truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Chuyển đổi số là một chủ đề hiện đang rất được quan tâm tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử trên cả nước. Chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức đầu ngành sẽ là kim chỉ nam để quá trình này diễn ra hiệu quả và thành công nhất. Bước đầu, chúng ta cần nhanh chóng làm quen với việc loại bỏ những tài liệu giấy, thay vào đó là việc sử dụng những dữ liệu điện tử đã được số hóa và xử lý.

Để làm quen với điều này phải mất một quãng thời gian khá dài vì từ xưa đến nay việc lưu giữ lại thông tin trên giấy vẫn là hoạt động phổ biến nhất tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Số hóa tài liệu là một công đoạn nhỏ trong quá trình chuyển đổi số nhưng lại đóng một vai trò quan trọng thúc đây quá trình này thành công. Công tác số hóa cần có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin, kinh nghiệm của nguồn nhân lực và kỹ thuật của người xử lý.

Để số hóa tài liệu giấy chuyển sang dữ liệu điện tử cần:

Các thiết bị số hóa:

Thiết bị hỗ trợ số hóa chuyên nghiệp, thông minh và đặc biệt đáp ứng được những tiêu chuẩn khắt khe của công tác này. Hiện nay, nói đến giái pháp số hóa toàn diện không thể không nhắc tới IDTVIETNAM. Chúng tôi luôn theo sát và đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số quốc gia, không ngừng tìm hiểu và đem tới cho khách hàng những giải pháp số hóa hiện đại tiên tiến nhất. Hiện nay, IDT đang cung cấp những thiết bị số hóa đến từ: Czur, Zeutschel, Trenventus, với dải sản phẩm phong phú phục vụ mọi đối tượng khách hàng từ cá nhân, tới các cơ quan, tổ chức nhà nước, doanh nghiệp,...

Con người:

Các cá nhân, đoàn thể trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải ý thưc được việc hạn chế những tài liệu giấy, thay vào đó là tiếp nhận những tài liệu điện tử . Không ngừng trau dồi kỹ năng, chuyên môn để có thể thực hiện số hóa chuyên nghiệp. Luôn luôn không ngừng thay đổi tiếp thu cái mới, thích nghi nhanh với việc quản lý dữ liệu điện tử.

Tạm kết

Việc loại bỏ những tài liệu giấy thay vào đó là những bộ dữ liệu điện tử góp phần lớn vào quá trình chuyển đổi số Quốc gia. Không những vậy, số hóa tài liệu sẽ giúp thông tin sẽ được lưu trữ lâu dài hơn, hạn chế tình trạng thất lạc, tăng hiệu quả truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Hơn nữa đây sẽ là bước đánh dấu sự phát triển của đất nước, phù hợp với thời đại bùng nổ cách mạng công nghiệp 4.0.