Lợi ích của việc sử dụng phần mềm thư viện số Dspace

Số hóa trở thành xu hướng của doanh nghiệp và cơ quan tại Việt Nam. Thư viện không ngoại lệ. Phần mềm thư viện số trở thành một phần không thể thiếu cho mỗi thư viện hiện nay.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tài liệu số như: LIBOL, ILIB, Virtua. Tuy nhiên, qua thực tế ứng dụng, các phần mềm này còn bộc lộ nhiều hạn chế, nhất là trong khâu quản lý và khai thác nguồn thông tin số toàn văn. Phần mềm thư viện số Dspace là giải pháp phần mềm mà các thư viện đang cần tìm kiếm và sử dụng. Được sự tin dùng của hơn 2.900 thư viện trên thế giới, Dspace hiện đang là phần mềm quản lý tài nguyên số được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Vậy phần mềm thư viện số Dspace là gì?  Lợi ích mà Dspace đem lại cho thư viện? 

1. Phần mềm thư viện số Dspace là gì ?

DSpace là phần mềm mã nguồn mở quản lý tài nguyên số nội sinh của các thư viện, cơ quan, trường học, được phát triển bởi HP và MIT bắt đầu vào năm 2002.

Tại Việt nam, Dspace được phát triển và tuỳ biến . IDT Vietnam hỗ trợ triển khai dịch vụ phần mềm Dspace và đang cung cấp dịch vụ phần mềm thư viện số cho rất nhiều khách hàng trên khắp Việt Nam

2. Sử dụng phần mềm số Dspace sẽ mang lại lợi ích gì cho thư viện ?

2.1. Dspace giúp Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí

Phần mềm Dspace thân thiện với người dùng cho phép thực hiện các thao tác như: nhập thông tin về sách, tài liệu; quản lý thông tin bạn đọc, mượn - trả tài liệu, thống kê kho sách đều được thực hiện một cách nhanh chóng, tốn ít thời gian và nguồn lực của thư viện. 

Một cán bộ về thư viện số có thể thực hiện các thao tác ngay trên máy tính mà không cần di chuyển đến nhiều phòng khác nhau trong thư viện. Chính vì vậy, một cán bộ có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong thư viện từ việc phục vụ bạn đọc, mượn trả tài liệu. 

Nhân viên thư viện không phải đi kiểm tra số lượng mỗi loại sách trong thư viện mà chỉ cần nhập tên sách hoặc mã sách trên ô tìm kiếm mọi thông tin liên quan về cuốn sách đó sẽ hiện ra: tổng số, số sách đã cho mượn, …

2.2. Phần mềm thư viện số giúp lưu trữ và khai thác lượng tài liệu lớn 

 Dspace tối ưu hiệu quả làm việc khi thư viện đang phải gặp phải tình trạng có hàng nghìn đầu tài liệu, thường xuyên phải bảo quản, thống kê, lập báo cáo hồ sơ tài liệu, khi phải mở rộng thêm đầu sách vì cơ sở hạ tầng không đáp ứng kịp. Hoặc thư viện đang thực hiện số hóa tài liệu nhưng lại không có phần mềm quản lý… Dspace giúp nhu cầu tìm kiếm - đọc – mượn – trả tài liệu của độc giả, cũng như hiệu quả chuyên môn của công tác quản lý thư viện được nâng cao.

Phần mềm  thư viện số giúp các cán bộ thư viện kiểm soát chính xác số lượng, trạng thái độc giả mượn tài liệu và thời gian trả tài liệu trên hệ thống. Thông báo các cuốn sách đã đến hạn trả, để thư viện có kế hoạch nhắc nhở học sinh, sinh viên trả sách, hoặc gia hạn. Tránh tình trạng không kiểm soát được tình hình mượn – trả sách của bạn đọc, gây thất thoát tài sản, tốn kém nguồn kinh phí đầu tư tài liệu, thư viện hoạt động kém hiệu quả.

2.3. Dspace có giao diện đơn giản dễ cài đặt và sử dụng

Thư viện hoàn toàn có thể tùy chỉnh giao diện Web của Dspace để trở thành một thể thống nhất với hệ thống các website khác của đơn vị và trực quan hơn cho bạn đọc như: màu sắc, phông chữ, bố cục, banner, nội dung.

Dspace hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ khác nhau như: Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật… Giao diện Dspace sử dụng hoàn toàn trên nền Web. Tất cả các thao tác từ tìm kiếm, khai thác tài liệu, biên mục và quản trị đều thực hiện trên giao diện Web.

2.4. Dspace giúp thư viện vận hành dễ hơn

Toàn bộ thao tác nghiệp vụ của các nhân viên thư viện đều được phần mềm quản lý thư viện ghi chép và lưu giữ trên hệ thống. Do đó, các ca làm không cần phải thực hiện các cuộc họp bàn giao công việc.

Phần mềm có chức năng liên hệ giữa các nhân viên trong thư viện với nhau. Chức năng này đảm bảo tính trật tự của không gian làm việc khi các cá nhân trao đổi công việc với nhau, tính an toàn – bảo mật của nội dung công việc với những cá nhân không tham gia vào nhiệm vụ và các cá nhân không làm việc trong thư viện.

2.5. Dspace giúp quản lý cấu trúc dữ liệu thông minh

Phần mềm thư viện số Dspace quản lý dữ liệu theo cấu trúc hình cây vô cùng linh hoạt, cho phép cơ quan, tổ chức có thể tạo ra nhiều phân cấp linh hoạt theo mức độ chi tiết của tài liệu đó.

Bên cạnh đó, Dspace có thể phân quyền truy cập cho từng bộ sưu tập số khác nhau. Ví dụ: quyền truy cập của cán bộ thư viện và bạn đọc là khác nhau. Bạn đọc không được phép tải và chỉnh sửa tài liệu. Ngược lại, cán bộ thư viện được quyền sửa. Đối với một số dạng tài liệu không phục vụ bạn đọc nhưng vẫn có thể lưu trữ được trên Dspace 

Xem thêm : Các tính năng của phần mềm thư viện số Dspace

Tại Việt Nam, đã có nhiều đơn vị ứng dụng Dspace để xây dựng thư viện điện tử, quản lý và khai thác các nguồn thông tin số dưới dạng số hóa. Trong các đơn vị ứng dụng Dspace thành công như: Trung tâm TT-TV Đại học Quốc Gia Hà Nội, Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, Thư viện Đại học Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh,....

Với những lợi ích vượt trội trên, phần mềm thư viện số Dspace là sự lựa chọn lý tưởng cho các nhà quản lý thư viện hiệu quả, mà vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí đến mức tối đa. 

Xem thêm: Dịch vụ số hóa sách, tài liệu trong thư viện 

Liên hệ tư vấn xây dựng giải pháp thư viện số:  TẠI ĐÂY

Email: Sales@idtvietnam.vn