10 CÂU HỎI CSKCB THƯỜNG GẶP KHI LỰA CHỌN MÁY SCAN HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐÁP ỨNG THÔNG TƯ 13
Trong lộ trình triển khai số hoá hồ sơ bệnh án và hồ sơ bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, việc lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án phù hợp đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí và giá trị pháp lý của dữ liệu y tế.
DigiIT giải đáp 10 câu hỏi phổ biến mà các cơ sở khám chữa bệnh (CSKCB) thường gặp khi bắt đầu triển khai số hoá.
1. Thông tư 13 có bắt buộc bệnh viện phải số hoá hồ sơ bệnh án không?
Theo Thông tư 13 quy định rõ lộ trình triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, trong đó số hoá hồ sơ bệnh án giấy là bước bắt buộc để:
- Thay thế bệnh án giấy
- Đảm bảo lưu trữ điện tử hợp pháp
- Phục vụ tra cứu, thanh tra và kiểm tra
Chính vì vậy, việc đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án phù hợp chính là yêu cầu tất yếu, không còn là lựa chọn.
2. Máy scan văn phòng thông thường có đáp ứng yêu cầu số hoá hồ sơ bệnh án không?
Hồ sơ bệnh án có đặc điểm khác hoàn toàn nên việc sử dụng máy scan văn phòng thông thường không phù hợp.
Máy scan văn phòng chỉ phù hợp scan tài liệu hành chính, không đáp ứng tốt cho số hoá hồ sơ bệnh án vì:
- Dễ làm rách giấy, mất trang
- Không xử lý tốt giấy mỏng, giấy A5, hồ sơ cũ
- Chất lượng scan không đồng đều
Chính điều này tiềm ẩn nguy cơ phải số hoá lại, gây lãng phí thời gian và chi phí.
3. Máy scan hồ sơ bệnh án đáp ứng Thông tư 13 cần những tiêu chí gì?
Một máy scan hồ sơ bệnh án đạt yêu cầu cần:
- Scan không tiếp xúc (overhead)
- Hình ảnh rõ nét, không méo, không mất chữ
- Phù hợp với hồ sơ mỏng, hồ sơ đóng quyển
- Hoạt động ổn định khi scan số lượng lớn
- Sẵn sàng tích hợp HIS / EMR
Trên đây là một số tiêu chí nền tảng để số hoá hồ sơ bệnh án đạt giá trị pháp lý cao.
4. Kho hồ sơ bệnh án cũ, số lượng lớn nên số hoá bằng cách nào?
Với kho HSBA cũ, CSKCB nên sử dụng:
- Máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng
- Công nghệ overhead, không cần tháo ghim và hạn chế tối đa việc hư hỏng hồ sơ gốc
- Tốc độ số hoá nhanh và ổn định với số lượng lớn tài liệu
Với dòng máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng giúp tăng tốc số hoá hồ sơ bệnh án mà vẫn đảm bảo an toàn cho tài liệu.
5. Một bệnh viện có cần nhiều loại máy scan hồ sơ bệnh án không?
Tuỳ vào tình hình thực tế của cơ sở khám chữa bệnh mới nên ra quyết định có trang bị nhiều loại máy scan hồ sơ bệnh án phục vụ cho từng nhu cầu khác nhau.
Trên thực tế, nếu bệnh viện có:
- Hồ sơ phát sinh hằng ngày tại các khoa à phòng
- Kho hồ sơ bệnh án được lưu trữ trong nhiều năm
Bệnh viện nên triển khai mô hình máy scan hồ sơ bệnh án đa điểm chạm kết hợp máy scan cho kho lưu trữ và máy scan nhỏ gọn cho lễ tân, khoa lâm sàng.
6. Tốc độ scan ảnh hưởng thế nào đến tiến độ số hoá hồ sơ bệnh án?
Tốc độ scan quyết định:
- Thời gian hoàn thành lộ trình TT13
- Khối lượng hồ sơ xử lý mỗi ngày
- Chi phí nhân sự vận hành
Nếu máy scan hồ sơ bệnh án chậm có thể kéo dài tiến độ dự án số hoá dẫn đến việc trễ hạn theo quy định của Thông tư 13.
7. File scan cần đạt yêu cầu gì để sử dụng cho hồ sơ bệnh án điện tử?
Theo Thông tư 13 thì dữ liệu sau số hoá hồ sơ bệnh án cần:
- Đầy đủ trang và rõ nội dung
- Không mờ, không cắt xén thông tin
- Dễ phân loại, tìm kiếm thông tin
- Phù hợp lưu trữ lâu dài
- Dung lượng file nhỏ, dễ kết nối với phần mềm HIS/ EMR
Chất lượng của file sau khi scan đóng vai trò quan trọng đối với hồ sơ bệnh án. Chất lượng scan kém đồng nghĩa với những rủi ro pháp lý.
8. Máy scan hồ sơ bệnh án có cần tích hợp phần mềm HIS/EMR không?
Máy scan hồ sơ bệnh án nên được tích hợp cùng phần mềm HIS/ EMR giúp:
- Đẩy dữ liệu nhanh vào hệ thống
- Giảm thao tác thủ công
- Hạn chế sai sót nhập liệu
Đây là những yếu tố quan trọng để số hoá hồ sơ bệnh án không chỉ để lưu mà còn để vận hành.
9. Nên mua máy scan hồ sơ bệnh án hay thuê dịch vụ số hoá?
Bệnh viện nên trang bị máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng hay thuê dịch vụ số hoá thì nên dựa vào quy mô kho hồ sơ bệnh án, thời gian triển khai và nguồn nhân lực.
Cơ sở khám chữa bệnh nên lựa chọn dịch số hoá hồ sơ bệnh án khi:
- Đơn vị có quy mô kho hồ sơ bệnh án lớn
- Thời gian triển khai số hoá gấp, cần nhanh để đạt tiến độ
- Không có nguồn nhân lực phục vụ số hoá trong thời gian dài
Chính vì vậy, việc lựa chọn dịch vụ số hoá hồ sơ bệnh án là việc cần thiết giúp đảm bảo chất lượng và kịp tiến độ theo Thông tư 13.
Tham khảo: Dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ của DigiIT
Ngược lại, nếu cơ sở khám chữa bệnh cần triển khai lâu dài thì việc lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng phù hợp và tiết kiệm chi phí hơn.
10. Làm sao chọn đúng máy scan hồ sơ bệnh án ngay từ đầu?
Cơ sở khám chữa bệnh nên:
- Tự đánh giá hiện trạng hồ sơ
- Xác định mục tiêu theo TT13
- Tham khảo đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực tế
- Tránh chọn máy chỉ dựa trên giá rẻ
Tham khảo: Tiêu chí lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án đạt chuẩn theo Thông tư 13
Việc lựa chọn sai máy scan hồ sơ bệnh án chính là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều bệnh viện, phòng khám phải làm lại từ đầu.
Lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án phù hợp là nền tảng để số hoá hồ sơ bệnh án đúng chuẩn Thông tư 13, giúp bệnh viện đảm bảo tiến độ pháp lý, tối ưu chi phí đầu tư và nâng cao hiệu quả vận hành, an toàn dữ liệu.
Cơ sở khám chữa bệnh đang cần có nhu cầu số hoá hồ sơ bệnh án cũ hay cần tư vấn trang bị giải pháp số hoá hồ sơ bệnh án phù hợp với đơn vị vui lòng liên hệ DigiIT để được tư vấn kỹ hơn.
DigiIT là công ty chuyên cung cấp các dòng máy scan overhead được nhiều bệnh viện trên cả nước tin tưởng sử dụng như: Bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện đa khoa Phú Thọ, Bệnh viện mắt TW…
