Số hóa tài liệu là gì? Lợi ích khi doanh nghiệp số hoá

Hiểu được số hóa tài liệu là gì và thực hiện số hóa trong lưu trữ, quản lý giấy tờ thành công có ý nghĩa rất quan trọng. Đây là khởi đầu không thể thiếu để doanh nghiệp chuyển đổi số và hiện đại hóa quy trình vận hành một cách hiệu quả. Để nắm được cụ thể về khái niệm và ý nghĩa của số hóa tài liệu, bạn hãy cùng DigiIT Vietnam tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

1. Giới thiệu về tài liệu số hóa là gì

Về tổng quan, số hóa tài liệu là gì? Đây là quá trình chuyển đổi các tài liệu, giấy tờ, hình ảnh, thông tin từ định dạng vật lý sang phiên bản kỹ thuật số. Dưới định dạng số, các bản hồ sơ, giấy tờ sẽ được xử lý, truyền tải, lưu trữ bằng thiết bị điện tử và mạng máy tính thay vì tủ hồ sơ hay kẹp giấy rải rác, cồng kềnh.

Quá trình này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ, phần mềm để quét, chụp ảnh, nhập liệu nhằm chuyển đổi từ tài liệu giấy thành các tập tin điện tử. Ngoài ra, các tập tin được lưu dưới nhiều định dạng như PDF, văn bản số, hình ảnh số, video,... tùy thuộc vào loại tài liệu.

số hóa tài liệu là gì

Tài liệu số hóa là gì? Đây là quy trình chuyển từ tài liệu vật lý sang bản số hóa.

2. Vì sao doanh nghiệp cần số hoá tài liệu?

Trong thời đại công nghệ công tin với chuyển đổi số trở thành xu hướng thiết yếu, việc số hóa tài liệu được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Nguyên do của việc doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu là gì? Để giải đáp câu hỏi này, dưới đây là những lí do cho việc doanh nghiệp dần chuyển sang xây dựng những “văn phòng không giấy”:

  • Tiết kiệm tài nguyên, chi phí: Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm bớt đáng kể gánh nặng chi phí. Hạn chế giấy tờ bản cứng, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được tiền của chi cho việc mua tủ, giá để lưu trữ, bảo quản hay mua mực, giấy phục vụ việc in ấn.
  • Dễ dàng bảo quản, hạn chế hư hỏng: Doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu, giấy tờ sẽ hạn chế được việc giấy tờ, sổ sách bị thất thoát, hư hỏng theo thời gian.
  • Dễ dàng phân loại, quản lý, truy cập: Các tài liệu điện tử được lưu trữ trên hệ thống, thiết bị kỹ thuật số. Điều này cho phép người dùng dễ dàng truy cập, xử lý thông tin cần thiết một cách nhanh chóng chỉ với vài lần nhấp chuột.
  • Thuận tiện trong chia sẻ và truyền tải thông tin: Tài liệu số có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, dịch vụ lưu trữ đám mây, mạng xã hội nhanh chóng khi có kết nối Internet. 
  • Khả năng tích hợp với chương trình xử lý tự động: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp các tài liệu số vào quy trình xử lý giấy tờ tự động bằng phần mềm. Từ đó, nhân viên sẽ có điều kiện cắt giảm các công việc xử lý thủ công, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng xử lý thông tin.
  • Nâng cao tính linh hoạt trong công việc: Số hóa tài liệu cho phép nhân viên truy cập thông tin thuận tiện ở mọi lúc, mọi nơi. Nhân viên có thể làm việc từ xa chỉ với một thiết bị điện tử cá nhân như máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại,... 

số hóa tài liệu là gì

Số hóa tài liệu giúp nhân viên quản lý, lưu trữ thông tin dễ dàng

3. Một số tài liệu mà doanh nghiệp nên số hoá

Giới hạn của loại giấy tờ có thể được số hóa tài liệu là gì? Câu trả lời là, hầu hết các loại giấy tờ, sổ sách, hóa đơn, hình ảnh trong doanh nghiệp đều có khả năng chuyển sang dạng bản mềm kỹ thuật số. Dưới đây là một số các loại tài liệu mà doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện số hóa:

3.1. Tài liệu bộ phận hành chính

Ý nghĩa của số hóa tài liệu là gì đối với bộ phận hành chính? Nhân viên hành chính thường phải xử lý lượng hồ sơ, giấy tờ khổng lồ. Việc số hóa tài liệu sẽ giúp bộ phận này lưu trữ và bảo mật tài liệu dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể bắt đầu số hóa với các tài liệu hành chính sau đây: 

  • Thông tin bảng lương của nhân viên
  • Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự 
  • Thông tin bảo hiểm nhân viên như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động,..
  • Quy định lao động và chính sách hỗ trợ, lương thưởng cho nhân viên
  • Hợp đồng kinh doanh
  • Hóa đơn, biên lai mua bán hàng hóa
  • Thư từ, thông báo quan trọng từ Chính phủ, các bộ ban, ngành,...

số hóa tài liệu lưu trữ là gì

Bộ phận hành chính có thể dễ dàng bảo mật tài liệu dưới dạng số hóa

3.2. Tài liệu liên quan đến khách hàng

Việc số hóa các tài liệu liên quan đến khách hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nguồn dữ liệu tổng hợp về tệp khách hàng của mình. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở phân tích, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ hướng đến khách hàng. Dưới đây là một số tài liệu liên quan đến khách hàng mà doanh nghiệp có thể bắt đầu số hóa:

  • Hóa đơn mua bán 
  • Hợp đồng giao dịch, thỏa thuận với khách hàng
  • Bản ý kiến, đề xuất của khách hàng
  • Phản hồi của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ
  • Thông tin của khách hàng 

số hóa tài liệu là gì

Số hóa tài liệu liên quan đến khách hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ khách hàng 

3.3. Tài liệu pháp lý

Mục đích của số hóa tài liệu lưu trữ là gì đối với bộ phận pháp lý. Việc thất thoát, hỏng hóc những tài liệu quan trọng sẽ gây ra nhiều rắc rối không mong muốn. Vì vậy, thực hiện số hóa tài liệu sẽ giúp nhân viên pháp lý đảm bảo lưu trữ giấy tờ pháp lý an toàn mà vẫn có thể nhanh chóng truy xuất khi cần đến. Doanh nghiệp có thể bắt đầu số hóa các tài liệu pháp lý sau:

  • Hồ sơ giao dịch tài chính
  • Báo cáo thuế, báo cáo tài chính doanh nghiệp theo quý, năm 
  • Giấy tờ kiểm kê tài sản doanh nghiệp
  • Chứng từ hoạt động kinh doanh hợp pháp 
  • Thông tin và sao kê các tài khoản ngân hàng

số hóa tài liệu là gì

Doanh nghiệp có thể số hóa các tài liệu pháp lý như sao kê ngân hàng, báo cáo tài chính

Bài viết trên đây đã cung cấp đến bạn thông tin về số hóa tài liệu là gì? Vì sao việc này quan trọng và các loại giấy tờ mà doanh nghiệp nên số hóa là gì? Nhìn chung, việc số hóa tài liệu sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành hơn. Hy vọng bài viết của DigiIT Vietnam sẽ hữu ích và giúp bạn có ý tưởng cho việc hiện thực hóa “văn phòng không giấy”.

Thông tin liên hệ:

Chia sẻ