Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, cơ sở pháp lý

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức. Nhờ quy định này, việc truy cập và tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật dữ liệu. Trong bài viết này, DigiIT Vietnam sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin về quy định này nhé!

1. Quy định về đầu ra của số hoá tài liệu

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tính pháp lý của tài liệu số. Thông tư số 01 và 02 /2019/TT-BNV đã ban hành các quy định liên quan đến trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư cũng như tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu. Theo thông tư này quy định về định mức số hóa tài liệu như sau: 

Tài liệu lưu trữ nền giấy được lưu trữ dưới dạng điện tử

  • Định dạng file: Sử dụng định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên
  • Định dạng ảnh: Tài liệu phải được chuyển đổi thành ảnh màu
  • Độ phân giải tối thiểu: Phải đạt ít nhất 200 dpi
  • Tỷ lệ số hóa: Tỷ lệ số hóa phải đạt 100%.
  • Chữ ký số: Đặt ở góc trên, bên phải, trang đầu của tài liệu. Dấu của cơ quan hoặc tổ chức, có màu đỏ và kích thước tương đương với kích thước thực tế của dấu, lưu dưới định dạng Portable Network Graphics (.png) 
  • Thông tin chữ ký số: Bao gồm tên cơ quan hoặc tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
  • Tên file: Mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, được phân cách bằng dấu chấm 

Dữ liệu hình ảnh

  • Định dạng tệp: Sử dụng định dạng JPEG
  • Độ phân giải: Tối thiểu phải là 200 dpi
  • Dữ liệu phim ảnh
  • Định dạng tệp: Sử dụng một trong các định dạng sau: MPEG-4, .avi, .wmv
  • Bitrate: Tối thiểu phải là 1500 kbps

Dữ liệu âm thanh

  • Định dạng tệp: Sử dụng một trong các định dạng sau: MP3, .wma
  • Bitrate: Tối thiểu phải là 128 kbps

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Việc số hóa tài liệu lưu trữ đúng quy định sẽ giúp cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu hiệu quả hơn

2. Cơ sở pháp lý của số hoá tài liệu

Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của việc số hóa tài liệu, cần có những quy định cụ thể để quản lý hoạt động này. Do đó, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập khuôn khổ pháp lý cho việc số hóa tài liệu tại Việt Nam. Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 đề cập đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như sau: 

  • Tài liệu lưu trữ điện tử là dữ liệu được tạo ra trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và được lựa chọn để lưu trữ hoặc số hóa từ các phương tiện lưu trữ khác.
  • Tài liệu lưu trữ điện tử cần đáp ứng các tiêu chuẩn về dữ liệu, tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập để đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, cần được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt.
  • Việc số hóa tài liệu từ các phương tiện lưu trữ khác không thay thế giá trị của tài liệu gốc đã được số hóa.

Ngoài ra, theo điều 5 và 6 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có quy định về việc chuyển đổi tài liệu lưu trữ sang dạng điện tử và lưu trữ trên các phương tiện truyền thông khác nhau theo các quy định sau đây:

  • Tài liệu lưu trữ điện tử tạo thành từ việc số hóa tài liệu gốc phải tuân thủ các quy định về dữ liệu đầu vào. Theo quy định, cơ quan, tổ chức, và cá nhân không được phép hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi đã được số hoá
  • Các cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ áp dụng chữ ký số cho quá trình số hóa tài liệu
  • Chữ ký điện tử của cơ quan và tổ chức cần đáp ứng các quy định của Luật giao dịch điện tử.
  • Thông tin đầu vào phải đáp ứng yêu cầu về tính thống nhất và tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật lưu 

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Tuân thủ các quy định này sẽ giúp đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động số hóa tài liệu

3. Giá trị pháp lý của số hoá tài liệu

Theo khoản 1 điều 13 Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử có thể được hình thành từ hai nguồn. Nguồn thứ nhất là tài liệu được tạo lập trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân sau khi được lựa chọn để lưu trữ. Nguồn thứ hai là tài liệu được số hóa từ các vật mang tin khác.
Theo Điều 13 Luật Giao dịch điện tử, tài liệu điện tử hình thành từ nguồn thứ nhất sẽ có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng các điều kiện sau đây: 

  • Nội dung của một thông điệp dữ liệu phải được bảo đảm toàn vẹn từ khi nó được tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Nội dung được coi là toàn vẹn khi không có sự thay đổi ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình truyền, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
  • Nội dung của thông điệp dữ liệu phải có khả năng truy cập và sử dụng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Dựa trên nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật hiện tại, có thể đưa ra những kết luận sau về giá trị pháp lý của tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu gốc trên các vật mang tin khác: 

  • Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định rằng trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, thông điệp dữ liệu sẽ được coi là hợp lệ nếu nó được ký bằng chữ ký số bảo mật. Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải được đóng dấu bởi tổ chức hoặc cơ quan, thông điệp dữ liệu sẽ được coi là hợp lệ nếu nó được ký bằng chữ ký số bảo mật của tổ chức hoặc cơ quan đó.
  • Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo quy định của Nghị định này có giá trị pháp lý tương đương với bản chính.

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Việc xác định rõ giá trị pháp lý của tài liệu số giúp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động lưu trữ

Bài viết trên, DigiIT Vietnam đã chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Đồng thời, việc áp dụng các quy định này sẽ giúp tăng cường khả năng quản lý, truy cập và sử dụng thông tin. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc triển khai và thực hiện hiệu quả quá trình số hóa tài liệu trong tổ chức của mình. 

Thông tin liên hệ:

Chia sẻ