Những lợi ích khi sử dụng công nghệ OCR khi lưu trữ tài liệu

Hoạt động scan tài liệu được diễn ra thường xuyên trong các hoạt động kinh doanh, văn phòng, doanh nghiệp, cơ quan. Tài liệu cần scan có thể là tờ rời, hóa đơn, sách hoặc cả những tài liệu viết tay. Với công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR sẽ giúp bạn có những trải nghiệm thú vị hơn trong việc số hóa tài liệu. 

OCR giúp bạn phân tích các văn bản dưới dạng in hoặc viết tay thành file số và bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa TIF. Cùng tìm hiểu xem OCR là gì và những lợi ích của công nghệ OCR.

I, OCR là gì? 

Cụm từ OCR rất quen thuộc với nhiều người đã và đang quan tâm đến việc scan, số hóa tài liệu. Nhưng số người thực sự hiểu về công nghệ OCR lại ít. Có rất nhiều người hình dung ra nó là một công nghệ được tích hợp với máy scan để giúp nâng cao khả năng nhận diện kí tự. 

Thực tế, OCR là một thuật ngữ viết tắt cho cụm từ Optical Character Recognition. Hay còn có tên gọi khác là nhận dạng ký tự quang học 

OCR là ứng dụng công nghệ phổ biến để đọc text ở các file ở định dạng như: PDF, IPG, JPEg, PMB.. Với công nghệ nhận dạng kí tự quang học không chỉ dừng lại ở việc nhận dạng chữ in, chữ đánh máy mà công nghệ này còn cho phép nhận dạng ký tự, chữ viết tay. 

Phần mềm nhận dạng OCR giúp những tài liệu số hóa có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được thực hiện điện tử. Phần mềm chuyên dùng để nhập dữ liệu và truyền tải dữ liệu. Phần mềm nhận dạng kí tự quang học giúp tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu bằng việc hiển thị trực tiếp.

II, Những ưu điểm khi sử dụng phần mềm nhận dạng kí tự quang học (OCR) 

Khi đã hiểu được bản chất của OCR chúng ta đã hình dung sơ lược những lợi ích mà OCR mang lại cho việc số hóa tài liệu. 

Cùng tìm hiểu một số lợi ích khi sử dụng công nghệ OCR. 

2.1. Tìm kiếm và chỉnh sửa dễ dàng trên hệ thống 

Công nghệ nhận dạng kí tự quang học (OCR) cho phép người dùng có thể tìm kiếm và xác định tài liệu, đoạn văn dễ dàng dựa vào từ khóa. Bên cạnh đó, OCR cũng cho phép người dùng chỉnh sửa và xử lý trực tiếp các tài liệu, văn bản giúp người dùng tiết kiệm thời gian. 

2.2. OCR giúp cập nhật thông tin nhanh chóng 

Công nghệ nhận dạng kí tự quang học giúp các cơ quan, doanh nghiệp, thư viện cải thiện hiệu quả và năng suất trong công việc cập nhật, chỉnh sửa thông tin cho các tài liệu, sách khi cần. Hầu hết các văn phòng, cơ quan và đặc biệt là thư viện có nhu cầu quét (scan) tài liệu, sách ngày càng tăng. Việc tối ưu trong việc cập nhật thông tin giúp đem đến thông tin chính xác cho người dùng. 

2.3. Phần mềm OCR hỗ trợ người khiếm thị

Bên cạnh các công dụng trong việc tập kho lưu trữ. Công nghệ OCR còn có khả năng trợ giúp người mắc bệnh mù và khiếm thị. Phần mềm nhận dạng kí tự quang học hỗ trợ những người ảnh hưởng về thị giác, vì OCR có khả năng quét và đọc các từ trên màn hình. Người khiếm thị có thể dễ dàng hiểu được văn bản 

2.4. Công nghệ OCR giúp tăng bảo mật cho tài liệu

Trong các cơ quan, doanh nghiệp thường có nhiều loại tài liệu như: Hóa đơn, hợp đồng, dữ liệu cá nhân của khách hàng cần được bảo mật. Các thông tin sau khi scan và được xử lí sẽ được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu chung của cơ quan. Bạn có thể phân quyền truy cập cho từng người vào kho dữ liệu. Bất kì một thay đổi nhỏ nào đối với CSDL đều được hệ thống lưu trữ lịch sử rõ ràng. 

So với phương pháp bảo mật thông tin bằng cách truyền thống thì sử dụng công nghệ OCR là một cách lưu trữ các dữ liệu quan trọng an toàn. 

2.5. Công nghệ OCR giúp tiết kiệm không gian lưu trữ

Những tủ hồ sơ khổng lồ hay những phòng lưu trữ rất nhiều các loại giấy tờ qua thời gian chiếm rất nhiều không gian. Số lượng tài liệu sẽ không ngừng tăng lên theo thời gian phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi cơ quan, thư viện và doanh nghiệp cần có phương án lưu trữ mới giúp tối ưu không gian lưu trữ. 

Việc áp dụng công nghệ OCR xử lí tài liệu giúp bạn tạo một kho lưu trữ điện tử giúp bạn tiết kiệm được diện tích không gian để dành cho các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Hiện nay, công nghệ OCR ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp, cơ quan áp dụng. Có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, kèm theo OCR, IDT Vietnam hiện đang cung cấp dịch vụ số hóa và OCR chất lượng cao giá rẻ cho các cơ quan, doanh nghiệp.