Dịch vụ số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi thực hiện

Dịch vụ số hóa tài liệu đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý thông tin của doanh nghiệp và tổ chức. Phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn cung cấp khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Qua bài viết này, bạn hãy cùng DigiIT Vietnam tìm hiểu kỹ hơn về dịch vụ số hoá cũng như một số lưu ý khi thực hiện nhé!

1. Dịch vụ số hoá tài liệu là gì? Các tài liệu nên được số hoá

Dịch vụ số hoá tài liệu là việc biến đổi các tài liệu như chữ viết tay, âm thanh, bản in ấn và hình ảnh thành bản sao số của tài liệu gốc. Trong quá trình này, thông tin từ các tài liệu vật lý sẽ được chuyển đổi thành dạng điện tử để bạn dễ dàng truy cập và sử dụng. 

dịch vụ số hoá tài liệu

Dịch vụ số hoá tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống

Bên cạnh đó, bằng cách số hoá tài liệu, bạn có thể giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu truyền thống như sách, giấy tờ và hồ sơ vật lý. Nhờ vậy, bạn sẽ tiết kiệm không gian văn phòng và giảm thiểu chi phí lưu trữ. 

Ngoài ra, các dịch vụ số hoá tài liệu thường có tính năng bảo mật và quản lý quyền truy cập. Do đó, bạn có thể bảo vệ thông tin quan trọng khỏi việc truy cập trái phép. Các loại tài liệu nên được số hoá bao gồm: 

2. Các hình thức số hoá tài liệu phổ biến hiện nay

Sau khi tìm hiểu số hóa tài liệu là gì, DigiIT Vietnam sẽ giới thiệu đến bạn 2 hình thức số hoá dữ liệu mới nhất. Tuỳ thuộc vào nhu cầu mà khách hàng có thể lựa chọn phương thức phù hợp. Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

2.1 Tại cơ quan đơn vị

Với phương thức Onsite, DigiIT Vietnam cam kết bảo mật thông tin và tính riêng tư cho dữ liệu của bạn. Khi thực hiện số hoá tại cơ quan đơn vị, dữ liệu số hoá sẽ được thực hiện theo một quy trình cụ thể và rõ ràng. Các bước cụ thể như sau:

2.2 Tại DigiIT Vietnam 

DigiIT Vietnam là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thư viện - số hóa - lưu trữ. Với hơn 10 năm hoạt động trong ngành, công ty tự hào sở hữu đội ngũ chuyên viên được đào tạo bài bản và dàn máy quét đến từ thương hiệu hàng đầu thế giới. Bên cạnh đó, DigiIT Vietnam  cũng đã triển khai nhiều dự án số hóa và xử lý dữ liệu trong suốt nhiều năm qua. 

dịch vụ số hoá tài liệu

IDT Vietnam là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá

Với giải pháp công nghệ toàn diện, DigiIT Vietnam đã trở thành đại diện của nhiều hãng thiết bị số hóa thông minh hàng đầu thế giới như Czur, Zeutschel, Treventus, Fujitsu, Avison, Kodak. Đồng thời, công ty cũng được biết đến là đơn vị hỗ trợ phần mềm nhập liệu và lưu trữ tài liệu số hàng đầu thế giới. Quy trình số hoá dữ liệu tại DigiIT Vietnam được thực hiện như sau:

3. Những ưu điểm khi sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu tại DigiIT Vietnam 

Tại DigiIT Vietnam, khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp nhờ vào hệ thống máy móc hiện đại và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Vậy ưu điểm của số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Bạn hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

dịch vụ số hoá tài liệu

Sử dụng dịch vụ số hoá giúp cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý

Như vậy, bài viết đã chia sẻ tới bạn dịch vụ số hoá tài liệu là gì và các hình thức số hoá cơ bản. Trong quá trình lựa chọn đơn vị thực hiện số hoá, bạn nên cân nhắc những công ty uy tín và có nhiều năm kinh nghiệm như DigiIT Vietnam. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào có liên quan, bạn hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được giải đáp nhé!

Thông tin liên hệ:

 

Chia sẻ