Bảo quản tài liệu trong thư viện: Ý nghĩa & biện pháp

Bảo quản tài liệu trong thư viện là một công việc vô cùng quan trọng, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Việc bảo vệ sách và tài liệu khỏi sự hủy hoại của thời gian không chỉ giúp giữ gìn di sản văn hóa mà còn đảm bảo nguồn thông tin quý báu luôn sẵn sàng phục vụ cho nghiên cứu, học tập của mọi người. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn hãy cùng DigiIT Vietnam theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Bảo quản tài liệu lưu trữ là gì?

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 2 Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL, bảo quản tài liệu lưu trữ là một hoạt động nhằm bảo vệ, giữ gìn và tối ưu thời gian sử dụng của tài liệu. Hoạt động này bao gồm việc phòng ngừa và khắc phục các hư hỏng do các yếu tố tự nhiên hoặc con người gây ra.

Bảo quản tài liệu là một quá trình nhằm duy trì giá trị của tài liệu theo thời gian

2. Ý nghĩa của việc bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là một công việc thông thường mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn di sản và phát triển xã hội. Dưới đây là những lợi ích cụ thể khi mọi người thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu trong thư viện:

• Đảm bảo giá trị sử dụng của tài liệu: Nhờ được bảo quản tốt, tài liệu luôn giữ được vẻ ngoài như mới và không bị hư hỏng, rách nát. Đồng thời, việc này cũng giúp loại bỏ các tác nhân gây hại, bảo vệ sức khỏe cho người sử dụng.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Tài liệu được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc.
• Phục vụ cho nghiên cứu: Những tài liệu được lưu giữ cẩn thận là nguồn tư liệu quý giá cho các nhà nghiên cứu, giúp tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, kinh tế, xã hội.
• Đảm bảo tính kế thừa: Việc bảo quản tài liệu đóng vai trò là cầu nối giữa các thế hệ nghiên cứu, giúp các nhà khoa học trẻ kế thừa và phát triển những thành quả của người đi trước.
• Hỗ trợ quá trình hoạch định chính sách: Các số liệu, thông tin trong tài liệu lưu trữ là cơ sở để các cơ quan quản lý xây dựng các kế hoạch, dự án kinh tế - xã hội, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả.

Bảo quản tài liệu giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc, hỗ trợ nghiên cứu,..

3. Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ

Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ di sản văn hóa và khoa học. Đặc biệt, trong môi trường thư viện, việc bảo quản luôn được chú trọng nhằm đảm bảo cho độc giả có thể tiếp cận với nguồn thông tin chính xác và đầy đủ nhất. Vậy hãy cùng khám phá những bí quyết để bảo vệ kho tàng tri thức này nhé!

3.1 Số hoá tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu đang trở thành một giải pháp hiệu quả để bảo quản tài liệu trong thư viện. Thay vì lưu trữ theo phương pháp truyền thống dễ bị hư hỏng và chiếm nhiều không gian, việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng số mang đến nhiều lợi ích nổi bật như: 

• Bảo tồn tài liệu: Tài liệu số được lưu trữ trên các thiết bị điện tử, giúp bảo vệ tài liệu gốc khỏi hư hỏng, mất mát do các yếu tố như ẩm mốc, côn trùng, hỏa hoạn, thiên tai.
• Tiết kiệm không gian: Việc lưu trữ hàng triệu trang tài liệu trên máy tính chỉ cần một không gian rất nhỏ so với việc lưu trữ bằng giấy, giúp tiết kiệm diện tích cho thư viện.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Các công cụ tìm kiếm tích hợp trong phần mềm quản lý tài liệu số giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết chỉ với vài bước click chuột.
• Chia sẻ thông tin hiệu quả: Tài liệu số có thể được chia sẻ dễ dàng qua mạng, giúp mở rộng cộng đồng người dùng và tăng cường hợp tác giữa các thư viện.
• Bảo mật thông tin: Việc đặt mật khẩu và phân quyền truy cập giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo rằng tài liệu chỉ được chia sẻ cho những người có thẩm quyền.

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp bảo tồn tài liệu, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng,..

3.2 Cải tạo và sắp xếp kho lưu trữ

Để đáp ứng nhu cầu lưu trữ ngày càng cao và tuân thủ quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV, việc đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên nghiệp là điều cần thiết. Một kho lưu trữ được thiết kế và sắp xếp đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích như: 

• Bảo quản tài liệu hiệu quả: Điều này giúp tài liệu tránh khỏi các tác động của môi trường như ẩm mốc, côn trùng, hỏa hoạn, duy trì chất lượng của tài liệu.
• Tăng cường hiệu quả làm việc: Việc sắp xếp khoa học giúp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu khi cần, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Đảm bảo tính bảo mật: Giúp bảo vệ thông tin quan trọng, ngăn chặn rò rỉ thông tin.
• Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp hợp lý giúp tận dụng tối đa diện tích kho, tránh lãng phí.

Cải tạo và sắp xếp kho lưu trữ không chỉ giúp bảo vệ tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả quản lý 

3.3 Trang bị trang thiết bị bảo quản tài liệu

Chuẩn bị trang thiết bị để bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ là một phần quan trọng trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu. Các vật dụng và phương tiện này có thể bao gồm giá kệ, tủ, bìa, hộp, các thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống ẩm, hệ thống điều hòa không khí, camera quan sát,... Hơn nữa, việc đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ mang đến nhiều ưu điểm: 

• Bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân gây hại: Giảm thiểu ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi bẩn,... giúp tài liệu luôn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, ngăn ngừa hư hỏng. 
• Tăng hiệu quả quản lý: Hệ thống giá kệ, tủ và các phần mềm quản lý giúp sắp xếp tài liệu khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.
• Nâng cao tính bảo mật: Hệ thống camera giám sát và các biện pháp an ninh khác giúp bảo vệ tài liệu khỏi bị mất cắp hoặc hư hỏng.
• Gia tăng thời gian sử dụng: Nhờ môi trường bảo quản ổn định, tài liệu sẽ ít bị hư hỏng, phai màu, ẩm mốc và giữ nguyên trạng thái ban đầu trong thời gian dài. 

3.4 Sử dụng các kỹ thuật bảo quản hiệu quả

Để bảo quản tài liệu trong thư viện khỏi những tác động của môi trường và lưu giữ thông tin lâu dài thì việc áp dụng các kỹ thuật bảo vệ hiệu quả là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số giải pháp quan trọng mà bạn nên biết đến: 

• Kiểm soát độ ẩm: Tạo điều kiện lưu thông không khí để giảm độ ẩm nhưng cần đảm bảo không gây bụi bẩn hoặc thay đổi nhiệt độ đột ngột.
• Ngăn ngừa nấm mốc: Thường xuyên lau chùi, dọn dẹp kho tàng và các thiết bị để loại bỏ bụi bẩn và nấm mốc. Đặc biệt, bạn nên tiến hành khử trùng tài liệu và kho tàng bằng các hóa chất chuyên dụng để tiêu diệt nấm mốc. 
• Chống côn trùng: Thực hiện kiểm tra định kỳ để phát hiện sớm dấu hiệu bị côn trùng gây hại.
• Phòng cháy chữa cháy: Mọi người nên kiểm tra hệ thống điện thường xuyên để đảm bảo không xảy ra chập cháy và lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động. 

Bảo quản tài liệu lưu trữ đòi hỏi bạn phải áp dụng kỹ thuật hiệu quả để ngăn ngừa hư hỏng

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về việc bảo quản tài liệu trong thư viện. Hơn nữa, khi áp dụng các kỹ thuật này sẽ giúp ngăn ngừa thiệt hại, đảm bảo được tính an toàn và nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với DigiIT Vietnam để được tư vấn cụ thể nhé!