5 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHIẾN NHIỀU BỆNH VIỆN CHẬM TIẾN ĐỘ TRIỂN KHAI HSBA THEO THÔNG TƯ 13

Thông tư 13/2025/TT-BYT đặt ra lộ trình bắt buộc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử (HSBA điện tử) cho các cơ sở khám chữa bệnh. Trên thực tế, nhiều bệnh viện đã bắt đầu số hoá hồ sơ bệnh án, đầu tư phần mềm, nhân sự và thiết bị. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn rơi vào tình trạng đã triển khai nhưng không đạt, phải xử lý tài liệu lại dẫn đến chậm tiến độ. 

Nguyên nhân không nằm ở nỗ lực, mà chủ yếu đến từ những sai lầm ngay từ giai đoạn đầu, đặc biệt là cách tiếp cận và lựa chọn thiết bị số hoá hồ sơ bệnh án.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến khiến bệnh viện chậm tiến độ triển khai HSBA điện tử theo TT13.

1. Nhầm lẫn giữa “scan tài liệu” và “số hoá hồ sơ bệnh án”

Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất là cho rằng: “Chỉ cần scan hồ sơ giấy là đã hoàn thành số hoá hồ sơ bệnh án” 

Trên thực tế, số hoá hồ sơ bệnh án theo TT13 không đơn thuần là tạo file ảnh PDF, mà phải đảm bảo:

- Tính toàn vẹn dữ liệu

- Đảm bảo giá trị pháp lý tài liệu 

- Khả năng khai thác, truy xuất, liên thông với phần mềm HIS và EMR

Nên khi bệnh viện chỉ tập trung “Scan đơn thuần” , dữ liệu đầu vào không đạt chuẩn sẽ khiến hồ sơ khó sử dụng lại, không đồng bộ với hệ thống và dễ phải số hoá lại từ đầu. 

Việc nhầm lẫn tưởng chừng đơn giản nhưng lại gây ra hệ quả nặng nề là tốn thời gian, chi phí và làm chậm toàn bộ lộ trình HSBA điện tử. 

2. Lựa chọn máy scan văn phòng thay vì máy scan số hoá hồ sơ bệnh án chuyên dụng

Nhiều bệnh viện sử dụng máy scan văn phòng thông thường cho việc số hoá HSBA vì chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, đây là sai lầm nghiêm trọng khiến quá trình số hoá hồ sơ bệnh án chậm lại, thậm chí phải số hoá lại toàn bộ hồ sơ bệnh án. 

Hạn chế của máy scan văn phòng là phải tháo ghim, tách hồ sơ khiến tài liệu không giữ nguyên được tình trạng vật lý, dễ làm hỏng hồ sơ giấy gốc. Bên cạnh đó, máy scan văn phòng không phù hợp để số hoá hồ sơ cũ, giấy mỏng, đóng quyển và số hoá chữ viết tay, chữ ký mờ. 

Trong khi đó, máy scan số hoá hồ sơ bệnh án chuyên dụng (overhead Scanner) được thiết kế để số hoá không cần tháo gay, tác động vào giấy. Chính vì vậy, với dòng máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng giúp tài liệu đảm bảo giá trị pháp lý cũng như chuẩn hoá dữ liệu đầu vào để kết nối phần mềm HIS, EMR dễ dàng. 

Khi chọn sai dòng máy scan hồ sơ bệnh án khiến bệnh viện phải làm lại toàn bộ dữ liệu, chậm tiến độ và phát sinh chi phí không cần thiết. 

Tham khảo: Số hoá hồ sơ bệnh án bằng máy scan văn phòng liệu có được? 

3. Không phân tách rõ bài toán: kho hồ sơ bệnh án cũ và hồ sơ phát sinh hằng ngày

Một sai lầm khác là dùng một giải pháp cho mọi bài toán, trong khi thực tế có hai nhóm hồ sơ hoàn toàn khác nhau:

Kho hồ sơ bệnh án cũ 

Kho hồ sơ bệnh án cũ tại các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh đang có số lượng lớn, hồ sơ lâu năm đóng quyển và giấy cũ có nhiều vấn đề. 

Hồ sơ phát sinh hàng ngày thường 

Đây là những tài liệu như phiếu thông tin, giấy chỉ định hay phiếu cam kết có chữ ký của người bệnh hay người nhà bệnh nhân. 

Nếu không phân tách ngay từ đầu thì các cơ sở khám chữa bệnh sẽ gặp tình trạng trang bị thiết bị không phù hợp, không có nhân sự đảm nhận và quy trình bị gián đoạn khi lượng bệnh nhân ngày càng tăng.
Chính vì vậy, việc lựa chọn dòng máy scan phù hợp rất quan trọng, cần kết hợp nhiều dòng máy scan số hoá hồ sơ bệnh án cho từng mục đích cụ thể của bệnh viện. 

4. Dữ liệu số hoá không đáp ứng yêu cầu pháp lý theo TT13

Theo Thông tư 13 không chỉ yêu cầu số hoá, mà còn nhấn mạnh về thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án, tính xác thực của dữ liệu và khả năng phục vụ thanh tra, kiểm tra. 

Khi tài liệu số hoá không đạt chuẩn, cụ thể như: không rõ nét, thiếu trang, mất chữ ký hay dấu xác nhận… Như vậy, hồ sơ sẽ không đủ giá trị pháp lý dù đã được scan. Bệnh viện sẽ phải đối mặt với rủi ro pháp lý và buộc phải rà soát, số hoá lại toàn bộ hồ sơ. 

5. Triển khai gấp rút khi deadline đến gần

Nhiều bệnh viện chỉ thực sự “chạy” khi mốc thời gian theo TT13 đã cận kề. Việc triển khai gấp rút dẫn đến:

- Lựa chọn thiết bị số hoá chưa đạt chuẩn 

- Không có nhiều thời gian thử nghiệm thực tế

- Chưa có quy trình số hoá chặt chẽ

Vì vậy, quá trình số hoá hồ sơ bệnh án phát sinh nhiều vấn đề, chậm tiến độ và không đạt yêu cầu, gây áp lực lớn cho ban giám đốc và các bộ phận CNTT. 

Việc chậm tiến độ trong quá trình số hoá hồ sơ bệnh án không còn nằm ở việc thiếu nỗ lực mà chưa thích nghi và lựa chọn công phụ phù hợp ngay từ những bước bắt đầu. Triển khai số hoá hồ sơ bệnh án và HSBA điện tử theo TT13 là một bài toán tổng thể, trong đó: Thiết bị số hoá hồ sơ bệnh án đóng vai trò nền tảng, dữ liệu đầu vào quyết định 80% thành công. 

Việc lựa chọn đúng dòng máy scan số hoá hồ sơ bệnh án ngay từ đầu giúp bệnh viện tránh phải làm lại, đảm bảo đúng yêu cầu pháp lý và hoàn thành lộ trình số hoá hồ sơ bệnh án điện tử đúng tiến độ. 

Trong bối cảnh TT13 đang được siết chặt, việc đầu tư đúng giải pháp không chỉ là lựa chọn kỹ thuật, mà là quyết định chiến lược của bệnh viện.