SỐ HOÁ HỒ SƠ BỆNH ÁN BẰNG MÁY SCAN VĂN PHÒNG LIỆU CÓ HIỆU QUẢ?

Trong quá trình triển khai số hoá hồ sơ bệnh án theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, nhiều bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh lựa chọn phương án tận dụng máy scan văn phòng thông thường để tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy đây là một trong những sai lầm phổ biến, tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý, chất lượng dữ liệu và hiệu quả vận hành lâu dài.

Vậy máy scan hồ sơ bệnh án cần đáp ứng những yêu cầu gì? và vì sao máy scan văn phòng lại không phù hợp để số hoá hồ sơ bệnh án? Cùng tìm hiểu cùng DigiIT nhé. 

1. Phân biệt máy scan văn phòng và máy scan hồ sơ bệnh án 

Máy scan văn phòng được thiết kế phù hợp với các công ty, văn phòng…và thường xử lý các dòng tài liệu như: 

- Scan tài liệu rời, số lượng ít 

- Giấy phẳng, thường không đóng gáy và thường kẹp ghim 

- Không yêu cầu quá cao về giá trị pháp lý 

Ngược lại, hồ sơ bệnh án lại có những đặc thù như: 

- Hồ sơ đóng tập, kẹp ghim dày

- Nhiều loại giấy khác nhau (phiếu khám, cam kết có chứa chữ ký tươi…) 

- Yêu cầu bảo toàn nội dung gốc và không làm hư hỏng tài liệu 

- Tài liệu sau scan phải rõ nét, đảm bảo giá trị pháp lý 

- Phục vụ thanh tra, kiểm tra và đối soát pháp lý trong nhiều năm

Việc dùng máy scan văn phòng để số hoá hồ sơ bệnh án có thể gây ra những hệ quả vô cùng nghiêm trọng gây ảnh hưởng đến tình trạng vật lý cũng như pháp lý của hồ sơ bệnh án. 

2. Tác hại nếu sử dụng máy scan văn phòng số hoá hồ sơ bệnh án 

2.1. Làm gãy gáy, rách hồ sơ bệnh án 

Khi sử dung các dòng máy scan văn phòng (ADF hay Flatbed), thì người dùng bắt buộc cần phải: 

- Ép phẳng tài liệu 

- Cắt hay tháo gáy để tách từng tờ giấy số hoá

Chính vì vậy, tài liệu hay hồ sơ hay bị gãy gáy, dẫn đến rách hay mất trang trong quá trình số hoá. Đặc biệt, khi tài liệu gốc không còn nguyên vẹn dẫn đến vi phạm nguyên tắc trong lưu trữ y tế. 

2.2. Chất lượng hình ảnh không đồng đều 

Hầu hết các dòng máy scan văn phòng thông thường đều không tối ưu cho những tài liệu dày, có độ cong gáy. Khi số hoá thường gặp các tình trạng như bóng mời ở mép gáy hay mất nét những chữ ký, dấu mộc. 

Chính những điều này mang đến những hệ quả lâu dài như file scan không đạt chuẩn lưu trữ, khó OCR và khó tích hợp vào hệ thống HIS/EMR. Bệnh cạnh đó, còn ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hồ sơ bệnh án điện tử. 

2.3. Dung lượng file lớn, khó quản lý 

Nếu như các dòng máy scan văn phòng không tối ưu để nén file tài liệu y tế khiến dung lượng lớn gây ảnh hưởng nặng nề lên hệ thống lưu trữ và gặp khó khăn trong quá trình sử dụng, quản lý. 

Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT thì hồ sơ bệnh án điện tử cần đáp ứng để lưu trữ lâu dài, dễ truy xuất và dễ liên thông dữ liệu trên toàn quốc. 

Chính vì vậy, việc lựa chọn máy scan chuyên dụng chính là giải pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực hiệu quả. 

2.4. Không phù hợp số hoá số lượng lớn 

Đối với kho hồ sơ bệnh án cũ với số lượng lớn thì máy scan văn phòng gặp những khó khăn như: Tốc độ chậm; dễ quá tải và tuổi thọ thấp khi vận hành liên tục với số lượng lớn trong thời gian dài. 

Sử dụng máy scan không phù hợp với loại tài liệu cũng như quy mô lớn dẫn đến việc tiến độ dự án bị kéo dài, không kịp lộ trình số hoá trước năm 2026 như Thông tư 13 yêu cầu đồng thời phát sinh thêm chi phí nhân sự và thiết bị. 

3. Hậu quả khi số hoá sai cách và không tuân theo Thông tư 13

Việc đơn vị số hoá hồ sơ bệnh án không đúng thiết bị, không đúng quy trình có thể dẫn đến việc: 

- Hồ sơ bệnh án điện tử không đảm bảo giá trị pháp lý 

- Không đạt yêu cầu khi thanh tra và kiểm tra 

- Phải số hoá lại dẫn đến tốn cho phí gấp nhiều lần cho thiết bị và nguồn nhân lực 

- Ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình chuyển đổi số bệnh viện 

Chính vì vậy, việc lựa chọn đúng máy quét chính là giải pháp hoàn hảo, tiết kiệm chi phí cho đơn vị để việc số hoá kho hồ sơ bệnh án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

4. Máy scan hồ sơ bệnh án overhead - Giải pháp dành riêng cho tài liệu y tế 

Máy scan Overhead (scan chụp từ trên xuống) được xem là giải pháp phù hợp nhất cho số hoá hồ sơ bệnh án, đặc biệt là hồ sơ đóng tập, tài liệu gốc cần đảm bảo giữ nguyên tình trạng vật lý tài liệu. 

Một số ưu điểm của máy scan Overhead như:

- Không cần tháo gáy, ép phẳng tài liệu giúp đảm bảo tình trạng vật lý của tài liệu

- Có thể scan được toàn bộ trang, kể cả phần text sát gáy 

- Hình ảnh sắc nét, chất lượng đồng đều 

- Tốc độ cao, xử lý tài liệu nhanh chóng phù hợp với số hoá số lượng lớn 

- Đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ bệnh án điện tử

5. Gợi ý máy scan hồ sơ bệnh án phù hợp theo từng nhu cầu của đơn vị 

5.1. Máy scan hồ sơ bệnh án Lens 1200 Pro - Số hoá hồ sơ bệnh án trực tiếp đầu vào 

Máy scan hồ sơ bệnh án Lens 1200 Pro là dòng máy quét hồ sơ nhỏ gọn phù hợp với bàn lễ tân bệnh viện, các khoa lâm sàng để số hoá phiếu thông tin, giấy có chữ ký tươi của bệnh nhân và người nhà bệnh nhân hay các phòng như phòng kế hoạch tổng hợp, phòng tài chính…

Lens 1200 Pro sở hữu những ưu điểm như: 

- Thiết kế nhỏ gọn, có thể đặt trên bàn hay quầy thu ngân dễ dàng 

- Dung lượng file đầu ra nhỏ

- Dễ dàng kết nối với phần mềm HIS, EMR

- Số hoá tài liệu sắc nét với hiệu suất cao 

- Phù hợp triển khai hồ sơ bệnh án điện tử theo thông tư 13

5.2. Máy scan hồ sơ bệnh án ET18 Pro - Số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ số lượng lớn 

Máy scan hồ sơ bệnh án ET18 là dòng máy scan Overhead có công suất cao phù hợp số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ lưu trữ nhiều năm, các dự án số hoá tập trung hay các bệnh viện tuyến tỉnh và tuyến trung ương. 

Một số ưu điểm nổi bật của máy scan số hoá hồ sơ bệnh án như: 

- Tốc độ quét cao, vận hành ổn định 

- Chất lượng hình ảnh rõ nét, có thể OCR dễ dàn 

- Dung lượng file đầu ra nhỏ, dễ dàng kết nối với phần mềm bệnh án điện tử EMR và HIS

- Tiết kiệm nhân sự và thời gian 

- Đáp ứng đầu đủ các yêu cầu số hoá theo Thông tư 13

Sử dụng máy scan văn phòng để số hoá hồ sơ bệnh án có thể mang lại một số lợi ích ngắn hạn nhưng lại mang đến nhiều tiềm ẩn, rủi ro lâu dài về pháp lý, chất lượng và chi phí. Để triển khai số hoá hồ sơ bệnh án đúng chuẩn, bệnh viện cần lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng, ưu tiên máy overhead và phù hợp với mục đích số hoá cụ thể. 

Máy scan hồ sơ bệnh án Lens 1200 Pro và ET18 Pro là hai dòng máy scan đang được DigiIT triển khai tại nhiều bệnh viện và các cơ sở khám chữa bệnh trê cả nước. Các dòng máy scan overhead này đáp ứng được hiệu quả lộ trình chuyển đổi số theo Thông tư 13/2025/TT-BYT. 

Quý khách có nhu cầu có thể liên hệ DigIT để được tư vấn kỹ hợn về các giải pháp số hoá phù hợp với tình trạng của đơn vị.