SỐ HÓA VỚI VẤN ĐỀ LƯU TRỮ QUỐC GIA

          Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa vô giá của mỗi dân tộc. Nó chứa đựng tinh hoa, bài học kinh nghiệm, lịch sử và lòng tự tôn đầy hào hùng của mỗi dân tộc. Cho nên mỗi quốc gia đều tìm cách lưu trữ, bảo quản tài liệu an toàn và tổ chức khai thác sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu chính đáng của toàn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Việt Nam ta có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời. Trong quá trình gây dựng nước, ông cha ta đã để lại nhiều loại hình tài liệu có giá trị rất cao về nhiều mặt, đặc biệt, chúng là nguồn thông tin rất quý giá phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội. Thế nhưng, do hoàn cảnh lịch sử và các yếu tố khách quan khách như: chiến tranh, điều kiện bảo quản không đảm bảo, ý thức bảo vệ cũng như sự hiểu biết về giá trị của tài liệu lưu trữ còn hạn chế, … nhiều tài liệu quý đã bị mất mát, thất lạc, và hỏng. Điều này đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải có biện pháp khẩn cấp và kịp thời để bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm bằng biện pháp phù hợp.

Vấn đề này đã từng là một điều nan giải của nước ta khi công nghệ và tiến bộ khoa học kỹ thuật chưa phát triển. Xong, những năm gần đây, chúng ta đã tạo ra các giải pháp mới để giải quyết những khó khăn trên. Một trong số đó là giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ bằng phương pháp quét ảnh (Scan). Phương pháp này đã tạo ra cơ hội mới cho ngành lưu trữ trong việc bảo quản an toàn tài liệu quý hiếm nói riêng và tài liệu lưu trữ đang trong tình trạng xuống cấp nặng hoặc có tần số sử dụng cao nói chung.

Một vài năm trở lại đây, giải pháp số hóa tài liệu bằng phương pháp quét ảnh đã và đang thể hiện tính ưu việt của mình như: tăng cường khả năng bảo quản tài liệu lưu trữ gốc bằng cách tạo ra bản sao số hóa chất lượng cao, đóng góp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; tăng cường khả năng quản lý, truy cập tài liệu lưu trữ của phía cơ quan lưu trữ lịch sử và độc giả; tối ưu hóa lượng truy cập tài liệu thông qua rút ngắn thời gian cũng như không gian truy cập, …

Tùy vào tình trạng vật lý và thuộc tính của tài liệu như bản văn/dòng (text/line art); tông màu chuyển tiếp (continuous tone); nửa tông hoặc kiểu nửa tông (halftone or halftone-like); hay hỗn hợp (mixed) mà mỗi tài liệu ta sẽ đưa ra các kỹ thuật quét cũng như sử dụng các loại máy quét khác nhau.

Một số loại máy quét chủ yếu được sử dụng trong lĩnh vực như:

- Máy quét phẳng (flatbed scanner): là loại máy đa năng và được sử dụng phổ biết nhất, phù hợp với tài liệu có kích thước không lớn, giá thành thấp, chất lượng tương đối cao, tuy nhiên không phù hợp với tài liệu có tình trạng vật lý kém, dễ bị rách hoặc hư hỏng nặng.

(Ảnh: máy quét phẳng)

    - Máy quét trên cao (overhead flatbed scanner): sử dụng rộng rãi để quét sách, tài liệu có tình trạng hư hỏng như: giấy dễ bị rách, uốn cong, …

  (Ảnh: máy quét trên cao)

- Máy ảnh số (digital camera): là loại máy kết hợp giữa máy quét và máy ảnh, có thể chụp với tài liệu có kích cỡ lớn, hoặc tài liệu dễ bị rách. Tuy nhiên, phương pháp sử dụng máy ảnh số đòi hỏi kinh nghiệm, tay nghề cao và cần nguồn sáng nhiều.

   (Ảnh: máy ảnh số)

- Máy quét dạng cuộn: Nạp giấy tự động kết hợp mặt kính phẳng, phù hợp các không gian nhỏ thậm chí nhỏ hơn không gian có kích thước A4 trên bàn làm việc, quét nhanh, tuy nhiên không thích hợp sử dụng cho các loại tài liệu có tình trạng vật lý hư hỏng.

(Ảnh: máy quét dạng cuộn)

Mỗi loại máy quét đều có ưu, nhược điểm khác nhau, phù hợp với từng đối tượng tài liệu nhất định, do vậy, tùy thuộc vào mục đích và đối tượng mà chúng ta sẽ lựa chọn các loại máy quét khác nhau.