Số Hoá Tài Liệu Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra ở nhiều ngành nghề khác nhau, nhu cầu truy cập các thông tin từ các nguồn khác nhau hay quản lý và khai thác thông tin trong doanh nghiệp ngày càng tăng lên. Trong bối cảnh này, việc số hoá tài liệu doanh nghiệp không chỉ giúp bảo vệ tài liệu, hồ sơ của công ty giúp tăng hiệu quả làm việc.
Dịch vụ số hoá tài liệu trong doanh nghiệp dần trở nên phổ biến hiện nay
Dịch vụ số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu thư viện là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống sang định dạng điện tử, từ sách, báo, tạp chí cho đến hình ảnh, tư liệu âm thanh và video. Thông qua quá trình này, các tài liệu, hồ sơ, hoá đơn… có thể được quản lý và khai thác dễ dàng, hiệu quả giữa nhiều phòng ban khác nhau.
Điều này tạo thuận lợi trong quá trình làm việc của các cán bộ doanh nghiệp, thậm chí có thể làm việc từ xa mà không cần đến văn phòng.
Lợi ích của dịch vụ số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
1. Tiết Kiệm Không Gian Lưu Trữ
Việc lưu trữ tài liệu dưới dạng vật lý chiếm rất nhiều không gian, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn. Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giải phóng không gian văn phòng, tạo môi trường làm việc thoải mái và gọn gàng hơn. Tài liệu số hóa có thể được lưu trữ trên các thiết bị điện tử hoặc đám mây, giúp tiết kiệm diện tích đáng kể.
2. Truy Cập Nhanh Chóng và Dễ Dàng
Khi tài liệu được số hóa, việc truy cập và tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu chỉ trong vài giây thông qua các từ khóa, thay vì phải lục tìm trong hàng đống giấy tờ. Điều này không chỉ tăng hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu thời gian lãng phí.
3. Bảo Mật Tài Liệu Tốt Hơn
Tài liệu số hóa được bảo mật tốt hơn so với tài liệu vật lý. Các giải pháp lưu trữ điện tử thường đi kèm với các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa, quyền truy cập hạn chế và sao lưu dữ liệu định kỳ. Điều này giúp bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi mất mát, hư hại hoặc truy cập trái phép.
4. Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc
Số hóa tài liệu giúp tự động hóa nhiều quy trình làm việc, từ việc lưu trữ, tìm kiếm đến chia sẻ thông tin. Điều này giúp giảm tải công việc thủ công, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Các quy trình làm việc được tinh giản và tối ưu hóa, giúp doanh nghiệp hoạt động linh hoạt và hiệu quả hơn.
5. Tiết Kiệm Chi Phí
Mặc dù việc số hóa tài liệu ban đầu có thể tốn kém, nhưng về lâu dài, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Doanh nghiệp không còn phải tốn chi phí cho việc mua sắm, bảo trì và quản lý kho lưu trữ tài liệu vật lý. Ngoài ra, việc giảm thiểu lỗi trong quy trình làm việc cũng giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến sai sót và xử lý sự cố.
6. Bảo Vệ Môi Trường
Số hóa tài liệu góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện trách nhiệm xã hội mà còn tạo dựng hình ảnh thân thiện với môi trường. Việc chuyển đổi sang tài liệu số là một bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.
7. Hỗ Trợ Làm Việc Từ Xa
Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc số hóa tài liệu giúp nhân viên có thể truy cập và làm việc với tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Điều này đảm bảo tính liên tục và linh hoạt trong công việc, đồng thời nâng cao sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân viên.
Dịch vụ số hoá tài liệu doanh nghiệp tại DigiIT Vietnam
DigiIT Vietnam là đơn vị dẫn đầu trong việc cung cấp các dịch vụ số hoá với nhiều ưu điểm nổi bật. Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá, DigiIT Vietnam tự hào là đơn vị phân phối chính hãng các dòng máy scan tại Việt Nam như Czur, Treventus, Zeutschel giúp đảm bảo chất lượng khi số hoá.
Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật chuyên môn của DigiIT Vietnam được đào tạo bài bản cả trong và ngoài nước, đã triển khai thành công nhiều sự án số hoá doanh nghiệp, trung tâm lưu trữ hay thư viện.
>> Tham khảo dịch vụ số hoá ở DigiIT Vietnam tại đây
Quý Doanh nghiệp có nhu cầu số hoá tài liệu, hoá đơn hay hồ sơ. Vui lòng liên hệ DigiIT Vietnam để được tư vấn.
