SỐ HÓA HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU?
Trong quá trình chuyển đổi số trong hệ thống chính trị, dữ liệu đang trở thành nền tảng quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và khai thác thông tin. Kế hoạch số 05-KH/BCĐTW ngày 11/7/2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số xác định mục tiêu xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số trong 100 ngày, hướng tới một hệ thống chính trị vận hành đồng bộ, thông suốt, an toàn và dựa trên dữ liệu.
Trong bối cảnh đó, số hóa hồ sơ đảng viên không đơn thuần là chuyển một tập hồ sơ giấy thành file PDF. Đây là quá trình chuyển đổi phương thức quản lý từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số, đồng thời phải bảo đảm dữ liệu có thể lưu trữ, tra cứu, khai thác và sử dụng lâu dài. Công văn 1361-CV/BTCTW ngày 30/6/2026 của Ban Tổ chức Trung ương đã hướng dẫn cụ thể việc số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử.
Vậy một đơn vị nên bắt đầu từ đâu?
1. Bắt đầu từ hồ sơ giấy gốc
Theo hướng dẫn tại công văn 1361-CV/BTCTW, số hóa hồ sơ đảng viên được thực hiện trên cơ sở hồ sơ giấy gốc đang được các cấp ủy, tổ chức đảng quản lý, với yêu cầu bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và thống nhất.
Điều này có nghĩa là trước khi đưa tài liệu vào máy scan, đơn vị cần tổ chức:
- Rà soát hồ sơ;
- Chỉnh lý và phân loại;
- Xác định thành phần tài liệu cần số hóa;
- Xác định thứ tự ưu tiên;
- Chuẩn bị nhân lực, thiết bị và hạ tầng kỹ thuật.
Đặc biệt, trong trường hợp chưa thể số hóa toàn bộ hồ sơ cùng lúc, các đơn vị có thể triển khai theo lộ trình và ưu tiên những tài liệu có mức độ ưu tiên cao trước, sau đó tiếp tục hoàn thiện các thành phần còn lại.
Hiểu đơn giản là đừng bắt đầu bằng việc scan, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa hồ sơ cần scan.
2. Xác định rõ: Số hóa không chỉ là scan
Một trong những điểm quan trọng của quá trình số hóa hồ sơ là chất lượng của dữ liệu đầu ra.
Một bản scan chỉ là hình ảnh của tài liệu giấy. Để trở thành một phần của hồ sơ điện tử có thể khai thác, tài liệu cần được số hóa theo quy trình thống nhất, kiểm tra chất lượng và tổ chức lưu trữ đúng quy định.
Theo Công văn 1361-CV/BTCTW, mỗi thành phần hồ sơ được lưu thành một tệp riêng; tài liệu phải đúng thứ tự như hồ sơ giấy gốc; bảo đảm đủ số trang, không bị mất góc, mất lề, cắt xén, nghiêng, xoay sai hướng hoặc biến dạng; đồng thời phải bảo đảm khả năng hiển thị, tra cứu và khai thác ổn định trên hệ thống cơ sở dữ liệu đảng viên.
Vì vậy, một quy trình số hóa có thể được hình dung như sau:
Rà soát → Phân loại → Scan → Xử lý hình ảnh → OCR → Kiểm tra chất lượng → Tạo lập hồ sơ điện tử → Lưu trữ → Tra cứu và khai thác
Trong chuỗi này, scan là một khâu đầu vào quan trọng, bởi chất lượng tài liệu số phụ thuộc rất lớn vào chất lượng hình ảnh được tạo ra từ bản gốc.
3. Lựa chọn thiết bị scan phù hợp với đặc thù hồ sơ
Hồ sơ cần số hóa có thể bao gồm nhiều loại tài liệu với tình trạng và kích thước khác nhau. Bên cạnh các biểu mẫu, giấy tờ rời, đơn vị có thể gặp những tài liệu nhiều trang, tài liệu đóng quyển hoặc tài liệu không thuận tiện khi đưa qua các loại máy scan truyền thống.
Đây là lúc cần lựa chọn thiết bị scan dựa trên đặc điểm tài liệu và quy mô số hóa, thay vì chỉ dựa vào tốc độ scan.
Dòng máy scan overhead CZUR ET 24 Pro được thiết kế để số hóa sách, tài liệu và hồ sơ mà không cần tháo rời phần đóng gáy. Máy scan ET24 Pro hỗ trợ tài liệu tới khổ A3, có công nghệ xử lý độ cong của trang và tốc độ chụp có thể đạt khoảng 1,5 giây/lần quét tùy model và điều kiện sử dụng.
Với những tài liệu đóng tập, thiết kế overhead giúp hạn chế việc phải ép tài liệu xuống mặt kính hoặc tháo rời gáy chỉ để scan.
4. Chất lượng hình ảnh phải được đặt lên hàng đầu
Đối với hồ sơ có giá trị lưu trữ và quản lý, một bản scan tốt không chỉ cần “nhìn thấy chữ”.
Hình ảnh số hóa cần thể hiện đầy đủ nội dung của bản gốc, không mất góc, không mất lề, không bị nghiêng hoặc biến dạng và phải thuận tiện cho việc đọc, tra cứu và khai thác. Đây cũng là những yêu cầu được nêu trong hướng dẫn số hóa hồ sơ đảng viên.
CZUR ET 24 Pro hỗ trợ những chức năng xử lý hình ảnh như tự động căn chỉnh, tách trang, xử lý độ cong trang và loại bỏ hình ảnh ngón tay, hỗ trợ khổ tới A3, tốc độ khoảng 1,5 giây/trang và xuất các định dạng PDF, TIFF, Word, Excel và PDF có khả năng tìm kiếm.
Với ET24 Pro, CZUR định vị đây là model chuyên nghiệp hơn trong dòng ET, với camera 24 MP, độ phân giải 320 DPI và hỗ trợ các chức năng phục vụ số hóa tài liệu, sách và lưu trữ.
5. OCR: Từ hình ảnh sang dữ liệu có thể tìm kiếm
Một bước quan trọng khác trong quá trình số hóa là OCR – nhận dạng ký tự quang học.
Nếu chỉ lưu tài liệu dưới dạng hình ảnh, người dùng vẫn có thể xem tài liệu, nhưng việc tìm kiếm nội dung bên trong sẽ bị hạn chế. OCR giúp nhận diện nội dung văn bản từ hình ảnh để tạo các tài liệu có thể tìm kiếm hoặc tiếp tục xử lý tùy nhu cầu.
CZUR ET 24 Pro tích hợp OCR của ABBYY, hỗ trợ tạo PDF có thể tìm kiếm và xuất nội dung sang Word, Excel. Phần mềm CZUR hiện cũng đã bổ sung nhận dạng tiếng Việt trong các bản cập nhật mới cho ET24 Pro.
Tuy nhiên, OCR nên được xem là một bước hỗ trợ tạo dữ liệu, không thay thế bước kiểm tra chất lượng. Với các tài liệu có chữ viết tay, dấu, biểu mẫu phức tạp hoặc chất lượng bản gốc không đồng đều, kết quả nhận dạng vẫn cần được kiểm tra theo quy trình của đơn vị.
6. Kiểm tra chất lượng trước khi lưu trữ
Một trong những nguyên tắc quan trọng được đặt ra trong hướng dẫn là:
“Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó.”
Do đó, sau khi scan cần kiểm tra:
- Đủ số trang hay chưa?
- Đúng thứ tự tài liệu hay chưa?
- Có trang bị thiếu, trùng hoặc đảo thứ tự không?
- Hình ảnh có bị mất góc, mất lề hay không?
- Nội dung có rõ ràng và đầy đủ không?
- Tài liệu có bị nghiêng, xoay hoặc biến dạng không?
- Tệp đã được đặt tên và tổ chức đúng quy định chưa?
- Có thể hiển thị, tra cứu và khai thác ổn định trên hệ thống hay không?
Đây là bước giúp hạn chế việc phải quay lại hồ sơ giấy để scan lại sau này.
7. Xây dựng một quy trình số hóa phù hợp với quy mô đơn vị
Không phải đơn vị nào cũng có cùng số lượng hồ sơ, nhân lực và điều kiện hạ tầng. Vì vậy, việc triển khai nên được xây dựng theo lộ trình phù hợp với thực tế.
Có thể bắt đầu từ một quy trình cơ bản:
Bước 1: Rà soát và phân loại hồ sơ
Bước 2: Xác định danh mục và thứ tự ưu tiên
Bước 3: Chuẩn bị khu vực và thiết bị số hóa
Bước 4: Scan tài liệu
Bước 5: Xử lý hình ảnh và OCR khi cần
Bước 6: Kiểm tra chất lượng
Bước 7: Chuẩn hóa tên tệp, thư mục và dữ liệu
Bước 8: Cập nhật, lưu trữ và khai thác trên hệ thống theo quy định
Trong đó, thiết bị scan cần được lựa chọn dựa trên khối lượng hồ sơ, loại tài liệu, kích thước tài liệu, yêu cầu chất lượng và năng suất cần đạt. CZUR ET 24 Pro số hoá hồ sơ đảng viên nhanh chóng hơn.
Với khả năng scan tài liệu tới A3, thiết kế overhead không cần tháo gáy, xử lý độ cong trang, tự động căn chỉnh và tích hợp OCR, các dòng CZUR ET có thể được xem xét như một thiết bị phục vụ khâu số hóa tài liệu đầu vào trong quy trình số hóa hồ sơ.
Điều quan trọng là CZUR ET 24 Pro chỉ là một thành phần trong bài toán số hóa. Một dự án số hóa hồ sơ đảng viên cần đồng thời bảo đảm quy trình nghiệp vụ, hạ tầng, lưu trữ, an toàn thông tin, kiểm tra chất lượng và các yêu cầu quản lý dữ liệu theo quy định.
Số hóa hồ sơ đảng viên: Bắt đầu từ dữ liệu đúng
Kế hoạch 05-KH/BCĐTW đặt mục tiêu xây dựng một hệ thống chính trị vận hành trên nền tảng dữ liệu, đồng thời giảm thao tác thủ công, giấy tờ, thời gian và chi phí.
Đối với hồ sơ đảng viên, bước chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử bắt đầu từ một việc rất cụ thể: tạo ra những bản số hóa đầy đủ, chính xác và có chất lượng từ hồ sơ gốc.
Vì vậy, câu hỏi không chỉ là:
“Dùng máy scan nào?”
Mà cần đặt câu hỏi lớn hơn:
“Làm thế nào để mỗi tài liệu sau khi số hóa trở thành dữ liệu có thể kiểm tra, lưu trữ, tra cứu và khai thác lâu dài?”
Đó mới là nền tảng của một quy trình số hóa hồ sơ hiệu quả.
Hiện nay, DigiIT là đơn vị đang phân phối các dòng máy scan Czur tại Việt Nam với nhiều dòng máy phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau. Quý khách hàng có nhu cầu vui lòng liên hệ với DigiIT để được tư vấn nhanh nhất.
