Số hóa dữ liệu lưu trữ là gì?
Tổng quan về số hóa dữ liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Thông thường, khi có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm, chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và để lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ được giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít và có không gian để bảo quản: giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh,... mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu; nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng, có thể phải sử dụng chung, tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa tài liệu lưu trữ (hay còn gọi là số hóa tài liệu) là biện pháp tối ưu. Số hóa dữ liệu không chỉ giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng mà còn cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Vì sao nên chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy qua dạng số?
Số hoá tài liệu từ dạng giấy qua điện tử mang đến nhiều lợi ích đáng kể, có thể kể đến như:
- Tiết kiệm không gian lưu trữ.
- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ.
- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn.
- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.
- Chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ từ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa tài liệu là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam; vì vậy, các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu hay thiết bị số hóa. Đồng thời, khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp.
- Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
- Số lượng tài liệu cần số hóa trong khoảng thời gian bao lâu?
- Mục đích số hóa chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu,…)
- Kích thước tài liệu bạn muốn scan? (khổ A4, A3,...)
- Bạn cần chất lượng và tính năng scan như thế nào? (độ phân giải bao nhiêu, 1 mặt hay 2 mặt,…)
- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF,…)
- Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
- Đơn giá số hóa tài liệu?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ làm một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước, thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra khỏi các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là công việc thực tế và cần thiết nhất.
DIGIIT là nhà cung cấp hàng đầu về các giải pháp số hóa tổng thể bao gồm thiết bị số hóa/máy scan, phần mềm quản lý tài liệu số, dịch vụ cho thuê máy scan, dịch vụ số hóa tài liệu. Với trang bị nền hạ tầng cơ sở CNTT hiện đại, chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa tài liệu một cách đồng bộ và có hệ thống.
