QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ NHÀ NƯỚC
Sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin đã khiến cho phần lớn lịch sử nhân loại, lịch sử nhà nước, lịch sử chính phủ, lịch sử cá nhân, gia đình, dòng họ đang được ghi lại dưới dạng điện tử, dạng số. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm nhất của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế cũng như các Lưu trữ quốc gia từ những năm đầu thế kỷ 21 đến nay.
Tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu điện tử nhà nước
Sự phát triển khoa học đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin của các chính phủ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành và tương tác với các bên liên quan, tạo ra những mô hình chính phủ mới như: Chính phủ điện tử (E-Gov), Chính phủ 2.0 (Gov 2.0), Chính phủ số (Digital Government), Chính phủ di động (Mobile Government), Chính phủ mở (Open Government). Mục tiêu của các hình thức chính phủ mới đều hướng tới việc quản lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả giữa Chính phủ và các bên liên quan, tối đa việc tham gia và đóng góp công sức của công dân vào hoạt động của Chính phủ, bảo đảm sự công khai, minh bạch và dân chủ thông qua sự trao đổi thông tin. Chính vì vậy, các Chính phủ đều xác định lưu trữ tài liệu điện tử là một phần không thể thiếu trong Chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử của các quốc gia trên thế giới.
Tại Việt Nam, Nghị Quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 đã thể hiện sự quyết tâm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước trong việc sử dụng thành tựu của khoa học công nghệ, xây dựng đất nước văn minh, vững mạnh, bắt nhịp vào xu thế phát triển của khu vực và thế giới. Trong đó, “việc xây dựng cơ chế quản lý mới phù hợp với môi trường số” và “hoàn thiện pháp luật, chính sách về dữ liệu, quản trị dữ liệu, tạo thuận lợi cho việc tạo dựng, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu bảo đảm an toàn, an ninh mạng trong nước, tiến tới kết nối với khu vực ASEAN và quốc tế” cũng là một trong những nhiệm vụ cốt yếu được nhấn mạnh. Việc xây dựng cơ chế, chính sách, giải pháp cho lưu trữ dữ liệu tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước cũng thuộc phạm vi nhiệm vụ đó.
Chính phủ đang chỉ đạo quyết liệt các cơ quan, tổ chức xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số. Các quy định pháp lý tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg,… đã khẳng định tầm quan trọng của tài liệu điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân.Theo báo cáo của Văn phòng Chính phủ về một số kết quả triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính gắn kết với xây dựng Chính phủ điện tử tại Hội nghị trực tuyến tổ chức vào tháng 02 năm 2020, 100% bộ, ngành, địa phương đã kết nối liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia. Tính đến ngày 10 tháng 02 năm 2020, đã có hơn 1,26 triệu văn bản điện tử gửi, nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia, đạt 86,5% dự kiến tăng lên 90% năm 2020. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định, cơ quan, tổ chức có Hệ thống quản lý văn bản đáp ứng yêu cầu pháp luật sử dụng và lưu văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. Tuy nhiên, nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan nhà nước đang gặp khó khăn như: thiếu cơ sở pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; cơ sở hạ tầng kỹ thuật chưa đủ nền tảng, chức năng, tính năng để quản lý, bảo vệ an toàn và bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ điện tử.
Các nhiệm vụ chính của quyết định số 458/QĐ - TTG cần làm được?
Theo tinh thần triển khai Nghị quyết số 52-NQ/TW và nhiệm vụ được giao tại Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 3 năm 2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025, Bộ Nội vụ đã xây dựng Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Phó Thủ tướng Thường trực Chính phủ Trương Hòa Bình đã ký Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” với những nội dung chủ yếu sau đây:
1. Mục tiêu chung của đề án lưu trữ tài liệu điện tử
- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Bên cạnh hai mục tiêu chung nêu trên, Quyết định phê duyệt Đề án còn chỉ rõ những mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể trong việc: hoàn thiện cơ sở pháp lý; xây dựng lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và lưu trữ chuyên ngành; đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của lưu trữ điện tử (chi tiết tại Điểm 2 Khoản Điều 1 Quyết định số 458/QĐ-TTg).
2. Các nhiệm vụ và giải pháp chủ yếu của đề án lưu trữ tài liệu điện tử
a) Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử:
- Sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành luật đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử nói chung và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng;
- Quy định về tiêu chuẩn Kho lưu trữ số và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.
b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
- Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu;
- Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.
c) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành
- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành;
- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;
- Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.
d) Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp.
đ) Bảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
e) Thực hiện các giải pháp về tổ chức bộ máy, công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước.
3. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
Để triển khai thực hiện mục tiêu và các chỉ tiêu cụ thể của Đề án, Thủ tướng Chính phủ giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ, ngành, địa phương (chi tiết tại Khoản IV Điều 1 Quyết định số 458/QĐ-TTg).
Đáng chú ý, Bộ Nội vụ; các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành là những cơ quan trực tiếp được giao những nhiệm vụ trọng tâm trong quá trình triển khai thực hiện Đề án. Cụ thể như sau:
a) Bộ Nội vụ
- Là đầu mối đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Đề án, hàng năm tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ;
- Trình Chính phủ trình Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011 đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2021; Nghị định sửa đổi Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ, hoàn thành năm 2022;
- Xây dựng và ban hành Thông tư quy định về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, hoàn thành năm 2020 và Thông tư quy định tiêu chuẩn Kho lưu trữ số, hoàn thành năm 2021;
- Xây dựng Dự án “Lưu trữ tài liệu điện tử Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam”, hoàn thành năm 2020;
- Xây dựng Đề án “Kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước”, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
- Xây dựng tiêu chuẩn vị trí việc làm của cơ quan quản lý nhà nước ngành lưu trữ; đơn vị sự nghiệp lưu trữ; bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước đáp ứng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2021;
- Thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm, hoàn thành năm 2024;
- Phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Công an, Ban Cơ yếu trong việc xây dựng và thực hiện các giải pháp bảo đảm xác thực, an toàn, an ninh, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước;
- Triển khai công tác tuyên truyền về lưu trữ điện tử.
b) Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
- Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy và đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, địa phương, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình quy định tại Quyết định này, hoàn thành năm 2021;
- Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, hoàn thành năm 2020;
- Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, hoàn thành chương trình, kế hoạch năm 2020, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025;
- Chỉ đạo các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành trực thuộc thực hiện nhiệm vụ số hóa và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định này;
- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cân đối ngân sách địa phương, bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Đề án trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của các sở, ban, ngành, quận, huyện theo quy định về phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.
c) Các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hoàn thành năm 2021; Các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoàn thành năm 2022; Các Lưu trữ chuyên ngành hoàn thành năm 2023.
- Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia hoàn thành năm 2021; Thực hiện thí điểm tại 10 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thừa Thiên Huế, Nghệ An, Cần Thơ, Vĩnh Long, hoàn thành năm 2022; Thực hiện thí điểm tại Lưu trữ Dầu khí và Lưu trữ Địa chất, hoàn thành năm 2024; Các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành khác hoàn thành năm 2025.
Tóm lại, việc xây dựng và thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trong bối cảnh hiện nay nhằm hướng tới việc thu thập, bảo đảm an toàn và phát huy có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử (một trong những nguồn dữ liệu số quan trọng của Đảng và Nhà nước) là một hành động thiết thực để triển khai thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Đảng và góp phần tạo cơ sở vững chắc về trao đổi và lưu trữ thông tin điện tử trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số tại Việt Nam.
Quyết định số 458/QĐ-TTg là căn cứ quan trọng để Bộ Nội vụ triển khai chiến lược lưu trữ tài liệu điện tử đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử cho các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Quyết định số 458/QĐ-TTg cũng là căn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương xây dựng và thực hiện kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử theo đúng định hướng, mục tiêu, giải pháp, lộ trình thống nhất trong phạm vi toàn quốc.
Cục trưởng Cục VT và LT nhà nước, Trưởng Ban xây dựng Đề án: Đặng Thanh Tùng
Thư ký Ban xây dựng Đề án: Nguyễn Thị Chinh
