Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu

Theo pháp luật, có nhiều loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ trong 5 năm, 10 năm, 20 năm. Một số khác chỉ cần lưu tới khi văn bản hết hiệu lực, nhưng cũng có không ít văn bản giấy tờ đặc biệt cần thời gian lưu trữ là vĩnh viễn, cho tới khi hồ sơ tự tiêu biến vì yếu tố tự nhiên. Vì thế, các cơ quan, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định thời gian lưu trữ hồ sơ để phân loại sắp xếp và có kế hoạch bố trí địa điểm lưu trữ phù hợp.

Do hồ sơ tài liệu cần lưu trữ là rất đa dạng thuộc nhiều lĩnh vực nên trong bài viết này, chúng tôi sẽ khái quát một cách tổng quan về quy định lưu trữ hồ sơ tài liệu một cách đơn giản và đầy đủ nhất!

1. Quy định về loại lưu trữ hồ sơ tài liệu cần lưu trữ

Tùy loại hình doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể mà sẽ có các yêu cầu về loại hồ sơ cần lưu trữ.

Theo đó, nếu là các nhóm hồ sơ, tài liệu thuộc hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức kinh tế, đơn bị vũ trang nhân dân,… (gọi chung là các cơ quan, tổ chức nhà nước) thì cần lưu trữ các nhóm hồ sơ sau:

 -  Nhóm 1. Tài liệu hồ sơ tổng hợp

 -  Nhóm 2. Tài liệu hồ sơ quy hoạch, thông kê, kế hoạch

 -  Nhóm 3. Tài liệu hồ sơ nhân sự, tổ chức

 -  Nhóm 4. Tài liệu hồ sơ về tiền lương, lao động

 -  Nhóm 5. Tài liệu hồ sơ về kế toán, tài chính

 -  Nhóm 6. Tài liệu hồ sơ về xây dựng cơ bản

 -  Nhóm 7. Tài liệu hồ sơ khoa học công nghệ

 -  Nhóm 8. Tài liệu hồ sơ về hợp tác quốc tế

 -  Nhóm 9. Tài liệu hồ sơ giải quyết tố cáo, khiếu nại và hồ sơ thanh tra

 -  Nhóm 10. Tài liệu hồ sơ thi đua, khen thưởng

 -  Nhóm 11. Tài liệu hồ sơ pháp chế

 -  Nhóm 12. Tài liệu hồ sơ về hành chính

 -  Nhóm 13. Tài liệu hồ sơ nghiệp vụ chuyên môn

 -  Nhóm 14. Tài liệu hồ sơ của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan

Đối với doanh nghiệp tư nhân, điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định các loại hồ sơ tài liệu buộc phải lưu trữ thường bao gồm:

 -  Các điều lệ nội bộ, quy chuẩn quản lý chung của công ty. 
 -  Sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần, đăng ký thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
 -  Văn bằng bảo hộ chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp.
 -  Các giấy tờ chứng nhận đăng ký giấy phép, chất lượng sản phẩm, các giấy chứng nhận quan trọng khác.
 -  Văn bản, tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp, công ty
 -  Các biên bản về họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội động quản lý
 -  Các văn bản thể hiện quyết định của công ty
 -  Các hồ sơ tài liệu về kế toán, báo cáo tài chính hàng năm
 -  Bản cáo bạch dùng để phát hành chứng khoán
 -  Báo cáo kết luận kiểm toán
 -  Báo cáo kết luận của cơ quan thanh tra
 -  Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm của doanh nghiệp và các giấy tờ quan trọng khác

2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu khá đa dạng, phụ thuộc vào quy định pháp luật đối với từng cơ quan, quy mô doanh nghiệp, tầm quan trọng của loại hồ sơ,… Trong bài viết này, DigiIT Vietnam sẽ khái quát giúp bạn danh sách thời hạn lưu hồ sơ mà pháp luật quy định đối với hai đối tượng: Cơ quan tổ chức nhà nước và Doanh nghiệp tư nhân.

2.1. Quy định về lưu trữ hồ sơ tài liệu đối với tổ chức cơ quan nhà nước

Theo luật định, thời hạn bảo quản các hồ sơ tài liệu là được xác định từ năm công việc kết thúc với hai mức cụ thể:
 -  Lưu trữ vĩnh viễn: Ban đầu sẽ được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau một thời gian theo quy định sẽ chuyển nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
 -  Lưu trữ có thời hạn: Hồ sơ tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan. Khi hết thời gian quy định, cơ quan tiến hành thống kê danh sách và trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét. Nếu hồ sơ quan trọng có thể tiếp tục lưu trữ thêm, hoặc đem đi tiêu hủy theo quy định.

Theo thông tư hướng dẫn lưu trữ hồ sơ số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, thì danh mục bao gồm hơn 200 loại hồ sơ tài liệu và thời gian lưu trữ yêu cầu đối với từng loại.

2.2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp

Khoản 2 điều 11 luật Doanh nghiệp quy định:
 -  Địa điểm lưu trữ hồ sơ: Tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc các địa điểm khác phù hợp được nêu trong Điều lệ công ty. 
 -  Thời gian lưu trữ hồ sơ: Tuân theo quy định của luật liên quan. Hiện không có bảng liệt kê cụ thể, bởi từng ngành nghề lĩnh vực sẽ có những hồ sơ đặc thù với thời hạn lưu trữ khác nhau.

3. Các hành vi bị nghiêm cấm trong thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu

Trong suốt quá trình hồ sơ tài liệu được lưu trữ theo quy định pháp luật, thì cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm lưu trữ phải luôn đảm bảo hồ sơ tài liệu được bảo quản an toàn, nghiêm cấm các hành vi hoặc để xảy ra các hành vi dưới đây:

 -  Làm thất lạc, hư hỏng hoặc chiếm đoạt hồ sơ tài liệu.
 -  Thay đổi, sửa chữa, làm giả khiến nội dung hồ sơ tài liệu bị sai lệch so với nguyên bản
 -  Mua bán hoặc chuyển giao hồ sơ tài liệu trái pháp luật.
 -  Việc tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết thời hạn lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tính bảo mật, tuân theo luật lưu trữ hồ sơ tài liệu (quy định cụ thể tại Điều 28 chương III luật Lưu trữ).
 -  Không được pháp sử dụng tài liệu hồ sơ lưu trữ vào những việc có mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân,…
 -  Quy định lưu trữ hồ sơ trong nước không được mang trái phép ra nước ngoài.

Quy chế lưu trữ hồ sơ tài liệu ngoài việc tuân theo quy định pháp luật có thể sẽ được điều chỉnh phù hợp do từng cơ quan quy định (về người quản lý, cách sắp xếp, trích lục, sử dụng, tiêu hủy,…). Ngoài ra, việc lưu hồ sơ điện tử hiện nay cũng đã được áp dụng rộng rãi tại nhiều cơ quan nhằm tăng tính tiện lợi và giảm tải áp lực về giấy tờ. Bạn có thể tham khảo thêm Nghị định về lưu trữ hồ sơ điện tử tại Chương II nghị định Số: 01/2013/NĐ-CP và thông tư số 01/2019/TT-BNV để hiểu rõ hơn về quy trình cũng như cách thức lưu trữ điện tử.

Nguồn tham khảo: https://sec-warehouse.vn/quy-dinh-thoi-han-luu-tru-ho-so.html