Nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp với số hóa tài liệu

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy, và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF.

Số hóa giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu suất cao hơn

Quá trình số hóa trong một tổ chức liên quan đến các chiến lược, phương pháp được sử dụng để quản lý, lưu trữ,và cung cấp nội dung - tài liệu liên quan đến tổ chức. Quá trình này nhằm mục đích mở rộng sâu sắc lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng lợi nhuận cho doanh nghiệp - tổ chức.

Trong một doanh nghiệp, khi các tài liệu về hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng, danh mục sản phẩm, v.v được số hóa, giám đốc, quản lý, nhân viên có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm và chia sẻ tài liệu hơn, đẩy nhanh tốc độ và nắm vững thời cơ kinh doanh.

Hãy thử tưởng tượng, công ty A là khách hàng cũ của bạn. 5 năm sau, bạn thấy công ty A muốn mua một sản phẩm khác mà bạn cũng đang bán. Và bạn cần phải tìm lại hồ sơ khách hàng của A, tìm cách liên hệ và dựa vào kinh nghiệm của lần mua bán trước đây để kết nối, đàm phán cho trao đổi lần này. Nhưng đã qua 5 năm, hồ sơ của A nằm trong một góc nào đó của kho hồ sơ, hoặc có thể đã bị hỏng do các yếu tố tự nhiên. Số hóa có thể giải quyết hoàn toàn vấn đề này, giúp bạn lưu trữ thông tin, truyền thông tin, và truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng, tiện dụng hơn.

Một doanh nghiệp áp dụng số hóa có lợi thế thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Số hóa có thể gặt hái lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn. Từ đó, nó có thể cung cấp lợi nhuận tốt hơn và có nhiều cơ hội sản xuất giá trị.

Số hóa giúp khách hàng chọn lọc và tin tưởng vào doanh nghiệp hơn

Trong môi trường ngày nay, khách hàng tiềm năng luôn muốn tìm hiểu tất cả các thông tin từ nhà cung cấp trước khi họ đặt hàng. Họ muốn tìm hiểu về các khách hàng cũ của doanh nghiệp, các sản phẩm bán chạy, các hoạt động của doanh nghiệp,… để đánh giá độ uy tín của doanh nghiệp. Các tổ chức truyền thống không thể đáp ứng những mong đợi này. Vì vậy, tổ chức truyền thống được yêu cầu áp dụng số hóa vào các hoạt động kinh doanh. Giao diện dễ hiểu, sẵn sàng cho khách hàng truy cập, xử lý cá nhân, tính nhất quán toàn cầu và không có lỗi, v.v. là những tiện ích mà số hóa đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện các vấn đề trên.

Khi các khách hàng tiềm năng đã thỏa mãn về tính minh bạch và độ uy tín của doanh nghiệp, thì việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.