CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG CỦA SỐ HỒ SƠ BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ
Số hoá hồ sơ bệnh án đang được phổ biến và triển khai rộng rãi trên toàn quốc nhưng cũng không ít bệnh viện đang gặp nhiều vướng mắc.
Trong quá trình triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, số hoá hồ sơ bệnh án được xem là bước đi đầu tiên chiếm nhiều nguồn lực của bệnh viện. Hiện nay, không ít đơn vị đã triển khai số hoá hồ sơ bệnh án giấy sớm với quy mô lớn nhưng dữ liệu không thể sử dụng hiệu quả cho hệ thống bệnh án điện tử.
Vấn đề không nằm ở việc bệnh viện chưa số hoá mà nằm ở chỗ dữ liệu đầu vào không được chuẩn hoá ngay từ đầu. Khi dữ liệu gốc đã sai thì mọi nỗ lực phía sau để trở nên kém hiệu quả và tốn kém.
1. Dữ liệu đầu vào giữ vai trò gì trong bệnh án điện tử?
Theo quy định của Thông tư 13, hồ sơ bệnh án điện tử phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn và có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy. Điều này đồng nghĩa với việc chất lượng của dữ liệu được tạo ra trong quá trình số hoá hồ sơ bệnh án sẽ quyết định trực tiếp khả năng vận hành của bệnh án điện tử.
Nếu file scan không rõ ràng, thiếu trang, thiếu chữ ký hoặc không thể truy xuất nhanh chóng, hệ thống EMR dù có hiện đại đến đâu cũng không thể phát huy giá trị. Nói cách khác, dữ liệu đầu vào chính là “nền móng”. Nền móng yếu thì hệ thống phía trên khó có thể bền vững.
2. Hậu quả từ việc scan sai ngay từ đầu đối với bệnh viện?
Trong thực tế triển khai, nhiều bệnh viện sử dụng máy scan văn phòng để số hoá hồ sơ bệnh án vì tính tiện lợi và chi phí ban đầu thấp. Tuy nhiên, hồ sơ bệnh án lại có đặc thù rất khác so với tài liệu hành chính thông thường. Giấy mỏng, hồ sơ đóng quyển, giấy cũ, giấy A5, cùng với yêu cầu giữ nguyên hiện trạng hồ sơ gốc khiến máy scan văn phòng khó đáp ứng.
Khi quá trình scan không đảm bảo chất lượng, file số hoá thường gặp tình trạng mờ chữ, mất góc, thiếu trang hoặc sai thứ tự. Những lỗi này làm suy giảm nghiêm trọng giá trị pháp lý của hồ sơ bệnh án. Trong trường hợp cần đối chiếu khi xảy ra tranh chấp y khoa hoặc thanh tra, kiểm tra, dữ liệu số hoá không đạt chuẩn sẽ không đủ căn cứ pháp lý, đặt bệnh viện vào thế rủi ro.
Không chỉ dừng lại ở đó, dữ liệu scan sai còn khiến việc tích hợp vào hệ thống HIS, EMR trở nên khó khăn. Nhiều bệnh viện rơi vào tình trạng “đã số hoá nhưng không dùng được”, dữ liệu chỉ để lưu trữ chứ không hỗ trợ được cho vận hành chuyên môn. Khi đó, bệnh án điện tử tồn tại nhiều hơn ở mặt hình thức, chưa mang lại hiệu quả thực chất.
3. Nguyên nhân chọn sai máy scan hồ sơ bệnh án
Một trong những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến việc số hoá hồ sơ bệnh án không đạt chuẩn là lựa chọn thiết bị không phù hợp. Máy scan văn phòng được thiết kế cho tài liệu rời, không yêu cầu cao về bảo toàn hồ sơ gốc và chất lượng hình ảnh lâu dài. Trong khi đó, hồ sơ bệnh án là tài liệu pháp lý đặc thù, cần được số hoá bằng máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng.
Máy scan phù hợp cho bệnh viện cần đáp ứng khả năng scan không tiếp xúc để tránh làm hỏng hồ sơ, cho hình ảnh rõ nét, không méo, không cắt mất nội dung và vận hành ổn định khi xử lý số lượng lớn tài liệu. Việc lựa chọn đúng máy scan hồ sơ bệnh án ngay từ đầu giúp bệnh viện kiểm soát được chất lượng dữ liệu và tránh rủi ro phải làm lại toàn bộ kho hồ sơ.
4. Lợi ích đối với bệnh viện khi chuẩn hoá dữ liệu từ đầu vào
Khi quá trình số hoá hồ sơ bệnh án được chuẩn hoá ngay từ đầu, bệnh viện không chỉ đảm bảo tiến độ triển khai theo Thông tư 13 mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí trong dài hạn. Thay vì phải scan lại hoặc chỉnh sửa dữ liệu thủ công, bệnh viện có thể tập trung nguồn lực cho các bước tiếp theo của chuyển đổi số, như hoàn thiện hệ thống bệnh án điện tử, đào tạo nhân sự và khai thác dữ liệu y tế.
Quan trọng hơn, dữ liệu chuẩn giúp bệnh viện sẵn sàng cho việc liên thông, chia sẻ và khai thác thông tin y tế trong tương lai. Đây là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng chuyên môn, an toàn người bệnh và hiệu quả quản lý.
5. Gợi ý một số dòng máy scan chuyên dụng dành cho hồ sơ bệnh án
DigiIT hiện triển khai hai dòng máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng gồm ET18 Pro và Lens 1200 Pro, đáp ứng linh hoạt các kịch bản thực tế tại bệnh viện. ET18 Pro phù hợp cho việc số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ số lượng lớn, tốc độ cao, vận hành ổn định, giúp tạo dữ liệu chuẩn ngay từ đầu.
Trong khi đó, Lens 1200 Pro được thiết kế để số hoá phiếu thông tin, hồ sơ phát sinh tại quầy lễ tân và các khoa phòng, đảm bảo hình ảnh rõ nét, giữ nguyên trạng hồ sơ gốc và chữ ký tươi của người bệnh. Sự kết hợp này giúp bệnh viện chuẩn hoá dữ liệu đầu vào đồng bộ, giảm rủi ro phải số hoá lại và đảm bảo tiến độ triển khai bệnh án điện tử theo đúng yêu cầu của Thông tư 13.
Số hoá hồ sơ bệnh án cần được nhìn nhận như một chiến lược dài hạn. Trên thực tế cho thấy, việc số hoá giúp tạo ra dữ liệu y tế có giá trị sử dụng lâu dài
Số hoá hồ sơ bệnh án cần được nhìn nhận như một chiến lược dài hạn. Khi bệnh viện coi chuẩn hoá dữ liệu đầu vào là ưu tiên ngay từ đầu, việc lựa chọn máy scan hồ sơ bệnh án, xây dựng quy trình và kiểm soát chất lượng sẽ trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn.
