Cách scan tài liệu nhanh chóng & đơn giản nhất

Hiện nay có rất nhiều cách scan tài liệu mà chúng ta có thể sử dụng. Những cách này sẽ giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong việc chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng kỹ thuật số. Trong bài viết sau đây, DigiIT Vietnam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách scan văn bản đơn giản nhất.

1. Scan có nghĩa là gì?

Scan là một thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là quét. Trong tiếng Việt, scan thường được sử dụng để chỉ việc chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng kỹ thuật số. Đây là một quy trình đơn giản nhưng vô cùng hữu ích trong việc chuyển đổi dữ liệu thành dạng điện tử trên máy tính hoặc điện thoại. Nhờ cách scan tài liệu này, bạn có thể thuận tiện truy cập vào văn bản ở mọi lúc mọi nơi.

cach-scan-tai-lieu-2
Scan là một cách hữu ích để lưu trữ những tài liệu và văn bản

2. Hướng dẫn các cách scan tài liệu nhanh chóng

Scan tài liệu thành file PDF hoàn toàn ngược lại so với việc photocopy dữ liệu từ bản mềm thành bản cứng. Thông thường, việc scan tài liệu được thực hiện khi người dùng muốn lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu hoặc hình ảnh ở dạng thô sang định dạng file mềm. Hiện nay có rất nhiều cách scan tài liệu khác nhau. Bạn hãy cùng với DigiIT Vietnam khám phá những phương pháp này nhé!

2.1. Cách scan tài liệu trên máy tính cơ bản

Cách scan tài liệu đầu tiên là scan trên máy tính cơ bản. Để thực hiện theo cách này, bạn cần chuẩn bị một máy in và đảm bảo rằng đã kết nối với máy tính của bạn. Một điều quan trọng khác là bạn cần có các phần mềm quét phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách scan trên máy in thông qua Devices and Printers.

cach-scan-tai-lieu-4
Nhấp chuột vào Start can như trong hình

  • Bước 5: Hãy chọn định dạng tài liệu scan và độ phân giải, sau đó chọn Preview để xem trước trước khi thực hiện scan.

2.2. Cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính

Scan tài liệu là một phương tiện quan trọng giúp người dùng chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng số để lưu trữ, chia sẻ và sử dụng dễ dàng hơn. Hiện nay, những máy photocopy hiện đại thường tích hợp chức năng scan, cho phép người dùng scan trực tiếp vào máy tính. Dưới đây là cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính mà bạn có thể tham khảo:

cach-scan-tai-lieu-6
Hiện nay, các máy photocopy cũng có tích hợp tính năng scan

2.3. Cách sử dụng máy scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính

Đối với những người làm văn phòng, máy scan là một khoản đầu tư không thể thiếu để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Chiếc máy này sẽ giúp bạn chuyển đổi văn bản, giấy tờ sang định dạng file PDF để dễ dàng lưu trữ hơn. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều người không biết cách sử dụng máy scan. Dưới đây,  DigiIT Vietnam sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn sử dụng máy scan.

Thị trường hiện nay có đa dạng các sản phẩm máy in chất lượng từ các hãng nổi tiếng như Canon, HP, Brother, Samsung, Epson... Đa số các sản phẩm này đã được tích hợp thêm tính năng scan. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn dòng máy in phù hợp. Một lời khuyên là nên chọn thiết bị tích hợp nhiều tính năng để có thể tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị.

Khi sử dụng máy in có tính năng scan, thường các nhà sản xuất cũng sẽ cung cấp phần mềm tích hợp. Điều này sẽ giúp bạn scan sang định dạng PDF trực tiếp trên máy. Tuy nhiên, nếu máy scan của bạn không hỗ trợ định dạng PDF, bạn có thể cần phải tải và cài đặt phần mềm. Một số phần mềm để scan như Softi Scan to PDF và DocPro… sẽ giúp bạn quản lý file dễ dàng hơn.

Đầu tiên, bạn hãy mở phần mềm Softi Scan to PDF và chọn chuẩn Scan trong mục Select Scanner. Tiếp theo đó, tại mục DPI, bạn chọn 200, chọn Color > ô DPI > Show Scanner Dialog và nhấn Scan. Bước tiếp theo cần bạn chọn Preview để xem trước và điều chỉnh vùng tài liệu cần scan, sau đó chọn lại nút Scan. Sau khi quét, xoay tài liệu theo hướng thẳng đứng (nếu cần) và chọn Scan trang tài liệu tiếp theo nếu cần. Cuối cùng, nhấn Save PDF để lưu file đã scan thành công.

cach-scan-tai-lieu-7
Thị trường hiện nay có rất nhiều máy scan để phục vụ nhu cầu của mọi người

3. Những lưu ý khi scan tài liệu bạn cần nắm

Việc scan tài liệu không chỉ đơn giản là đặt tài liệu vào máy quét và nhấn nút. Để có kết quả tốt nhất và tránh những sai sót không đáng có xảy ra, việc nắm vững những lưu ý khi scan tài liệu là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số điều mà bạn cần lưu ý khi thực hiện quy trình scan:

cach-scan-tai-lieu-8
Khi scan cũng cần lưu ý để đạt được kết quả tốt

Tóm lại, cách scan tài liệu không chỉ là việc chuyển đổi văn bản sang dạng điện tử, mà còn là một cách hiệu quả để lưu trữ thông tin. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác, sao lưu dữ liệu và giảm bớt không gian lưu trữ. Trong bài viết này, DigiIT Vietnam đã chia sẻ với bạn những cách đơn giản nhất để scan tài liệu. Hy vọng bạn có thể thực hiện thành công theo hướng dẫn trên.

Thông tin liên hệ:

Chia sẻ