Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là phương án tối ưu hóa chi phí, thời gian mà còn là công cụ đảm bảo sự an toàn lưu trữ cho hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Nhưng lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào cho đúng pháp luật thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. DigiIT Vietnam sẽ cung cấp thông tin cơ bản cho bạn về lưu trữ hoá đơn điện tử.

1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Hiểu một cách đơn giản, lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

2. Tại sao cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

3.  Làm thế nào để lưu giữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật?

Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữu hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, vẫn có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để giảm thiểu tình trạng này, giải pháp tối ưu là các doanh nghiệp hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố.

Nguồn tài liệu tham khảo: https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/3353/cach-luu-giu-hoa-don-dien-tu-dung-phap-luat/

Trên đây là những quy tắc lưu trữ hoá đơn điện tử đúng pháp luật mà các doanh nghiệp nên biết khi số hoá!