BỆNH VIỆN NÊN ĐẦU TƯ MÁY QUÉT HAY THUÊ DỊCH VỤ SỐ HOÁ HỒ SƠ BỆNH ÁN?
Trong quá trình triển khai số hoá hồ sơ bệnh án, nhiều bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh đứng trước một câu hỏi quan trọng là “Nên tự đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án để thực hiện nội bộ, hay thuê dịch vụ số hoá trọn gói?”
Việc lựa chọn sai ngay từ đầu có thể khiến đơn vị tốn kém chi phí, kéo dài tiến độ và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch triển khai bệnh án điện tử. Trong bài viết dưới đây sẽ giúp phân tích rõ từng phương án để đưa ra những quyết định kịp thời.
Bài toán số hoá hồ sơ bệnh án cũ tại các bệnh viện lớn
Phần lớn các bệnh viện đều có kho hồ sơ tồn đọng nhiều năm, số lượng có thể lên tới hàng chục nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn bộ bệnh án giấy.
Hầu hết các tài liệu này thường có đặc điểm như:
- Có nhiều kích thước giấy khác nhau
- Giấy mỏng, nhàu và dễ rách
- Có kẹp ghim, giấy siêu âm hay kết quả xét nghiệm đính kèm
- Cần giữ nguyên chữ ký tươi và đầy đủ các thông tin pháp lý
Chính vì vậy, số hoá hồ sơ bệnh án không chỉ là thuần về scan tài liệu văn phòng thông thường mà còn đòi hỏi quy trình và thiết bị phù hợp với yêu cầu ban đầu.
Phương án đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án để tự triển khai
Nhiều đơn vị lựa chọn mua hoặc thuê dài hạn máy scan hồ sơ bệnh án để chủ động xử lý dữ liệu nội bộ.
Ưu điểm
- Chủ động về thời gian
- Có thể sử dụng lâu dài cho các hồ sơ phát sinh mới
- Phù hợp với chiến lược chuyển đổi số lâu dài
Hạn chế
- Chi phí đầu tư ban đầu tương đối lớn
- Cần bố trí nhân sự chuyên trách
- Phải xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng
- Nguy cơ làm sai chuẩn, phải scan lại
Nếu không có kế hoạch rõ ràng, việc tự triển khai dễ rơi vào tình trạng: làm chậm, sai định dạng và dữ liệu không tích hợp được hệ thống HIS/EMR.
Phương án này cực kỳ phù hợp với:
- Bệnh viện có quy mô lớn
- Có phòng CNTT đủ năng lực
- Có chiến lược số hoá dài hạn
Phương án 2: Thuê dịch vụ số hoá kho hồ sơ bệnh án cũ trọn gói
Với những đơn vị có khối lượng hồ sơ tồn đọng lớn và cần xử lý trong thời gian ngắn, thuê dịch vụ là lựa chọn phổ biến.
Ưu điểm
- Không cần đầu tư thiết bị
- Không huy động nhân sự y tế tham gia scan
- Có đội ngũ chuyên trách, xử lý nhanh
- Có quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng
Hạn chế
- Phụ thuộc vào năng lực đơn vị cung cấp dịch vụ
- Cần lựa chọn đối tác uy tín để đảm bảo bảo mật
Phương án này phù hợp với:
- Cơ sở khám chữa bệnh thiếu nhân sự
- Đơn vị cần hoàn thành nhanh để kịp lộ trình
- Kho hồ sơ cũ quá lớn, khó tự xử lý
So sánh nhanh: Đầu tư máy scan hay thuê dịch vụ?
Nếu bệnh viện chỉ có nhu cầu xử lý một lượng hồ sơ tồn đọng trong thời gian ngắn, thuê dịch vụ thường tối ưu hơn về chi phí và nhân lực.
Ngược lại, nếu đơn vị xác định số hoá hồ sơ bệnh án là hoạt động thường xuyên, phát sinh liên tục mỗi ngày, việc đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng sẽ mang lại hiệu quả lâu dài.
Thực tế, nhiều bệnh viện lựa chọn giải pháp kết hợp:
- Thuê dịch vụ để xử lý kho hồ sơ cũ
- Đầu tư máy scan để xử lý hồ sơ phát sinh mới
Đây là mô hình cân bằng giữa tiến độ và chi phí.
Cho dù chọn phương án nào thì điều quan trọng nhất vẫn là đảm bảo được những tiêu chí như: Chuẩn hoá dữ liệu đầu vào; đảm bảo chất lượng hình ảnh; sẵn sàng tích hợp với hệ thống bệnh án điện tử và có quy trình kiểm soát, lưu trữ rõ ràng.
Nhiều đơn vị đầu tư thiết bị nhưng không xây dựng quy trình, dẫn đến dữ liệu không đạt chuẩn và phải làm lại. Điều này làm chậm toàn bộ lộ trình chuyển đổi số.
Kết luận là bệnh viện nên chọn phương án nào?
Không có đáp án chung cho tất cả. Quyết định phụ thuộc vào:
- Quy mô kho hồ sơ
- Năng lực nhân sự nội bộ
- Ngân sách đầu tư
- Tiến độ triển khai bệnh án điện tử
Nếu cần xử lý nhanh, quy mô lớn và muốn giảm áp lực nội bộ, thuê dịch vụ là giải pháp an toàn.
Nếu hướng tới chiến lược lâu dài và có đủ nguồn lực, đầu tư máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng sẽ giúp bệnh viện chủ động hơn.
Quan trọng nhất, hãy nhìn số hoá hồ sơ bệnh án như một nền tảng của chuyển đổi số, không chỉ là một công việc ngắn hạn. Lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp bệnh viện tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh những sai sót khó khắc phục về sau.
