BÀI TOÁN NHÂN SỰ KHI TRIỂN KHAI SỐ HOÁ HỒ SƠ BỆNH ÁN

Trong lộ trình triển khai bệnh án điện tử theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, nhiều cơ sở khám chữa bệnh nhận ra một thách thức bên cạnh phần mềm hay hạ tầng CNTT chính là con người. Bài toán nhân sự khi triển khai số hoá hồ sơ bệnh án (HSBA) đang trở thành “điểm nghẽn” khiến nhiều bệnh viện chậm tiến độ, thậm chí phải làm lại từ đầu. 

Thực tế cho thấy, nếu không có chiến lược số hoá phù hợp ngay từ đầu, gánh nặng công việc sẽ dồn lên vai đội ngũ cán bộ y tế vốn đã quá tải, làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chuyên môn và an toàn người bệnh.

Áp lực nhân sự khi số hoá hồ sơ bệnh án ngày càng gia tăng

Ở nhiều bệnh viện, việc số hoá hồ sơ bệnh án vẫn đang được thực hiện theo cách thủ công: cán bộ y tế hoặc nhân viên lưu trữ phải tháo ghim hồ sơ, scan từng trang bằng máy scan văn phòng, kiểm tra lại chất lượng ảnh, đặt tên file và nhập dữ liệu. Quy trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian và nhân lực.

Trong khi đó, nhân sự y tế hiện nay phải đồng thời đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác như khám chữa bệnh, hoàn thiện hồ sơ, báo cáo, kiểm tra chất lượng và đáp ứng các yêu cầu pháp lý mới. Việc “kiêm nhiệm” thêm khâu số hoá hồ sơ bệnh án khiến khối lượng công việc tăng cao, dễ dẫn đến sai sót, căng thẳng và giảm hiệu suất làm việc.

Không ít cơ sở khám chữa bệnh phản ánh rằng dù đã triển khai số hoá HSBA, nhưng do thiếu nhân lực chuyên trách và công cụ phù hợp, quá trình này kéo dài gấp đôi so với kế hoạch ban đầu.

Số hoá hồ sơ bệnh án sai cách làm tăng gánh nặng cho nhân sự

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến bài toán nhân sự trở nên nghiêm trọng là lựa chọn sai thiết bị số hoá. Máy scan văn phòng thông thường không được thiết kế cho hồ sơ bệnh án dày, giấy cũ, giấy mỏng hoặc hồ sơ đóng gáy. Việc phải scan đi scan lại nhiều lần do ảnh mờ, mất góc, lệch trang khiến cán bộ y tế tốn thêm thời gian chỉnh sửa và kiểm tra.

Hậu quả là cùng một bộ hồ sơ, nhân sự phải xử lý nhiều vòng, vừa làm chậm tiến độ số hoá hồ sơ bệnh án, vừa tạo áp lực tâm lý cho người thực hiện. Điều này đi ngược lại mục tiêu ban đầu của bệnh án điện tử là giảm tải cho cán bộ y tế và nâng cao hiệu quả vận hành.

Chuẩn hoá dữ liệu đầu vào chính chìa khóa giảm tải nhân sự y tế

Để giải quyết bài toán nhân sự, yếu tố cốt lõi không nằm ở việc “tăng người”, mà là chuẩn hoá dữ liệu đầu vào ngay từ bước số hoá hồ sơ bệnh án. Khi hình ảnh hồ sơ đạt chuẩn về độ nét, đầy đủ nội dung, đúng thứ tự và dễ dàng tích hợp vào hệ thống HIS, EMR, khối lượng công việc hậu kiểm sẽ giảm đáng kể.

Việc chuẩn hoá ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng scan lại, sửa lỗi, nhập liệu thủ công nhiều lần. Nhân sự y tế có thể tập trung vào công việc chuyên môn thay vì xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình số hoá.

Vai trò của máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng trong bài toán nhân sự

Các dòng máy scan hồ sơ bệnh án chuyên dụng, đặc biệt là máy scan overhead, đang trở thành giải pháp được nhiều bệnh viện lựa chọn để tối ưu nguồn lực. Thiết bị được thiết kế riêng cho tài liệu y tế giúp scan nhanh, không cần tháo gáy, không làm hư hỏng hồ sơ và đảm bảo chất lượng hình ảnh đồng đều.

Với các dòng máy như ET18 Pro dành cho kho hồ sơ bệnh án cũ số lượng lớn, hoặc Lens 1200 Pro phục vụ scan phiếu thông tin, giấy tờ phát sinh trong quá trình khám chữa bệnh, bệnh viện có thể triển khai mô hình số hoá đa điểm chạm. Mỗi bộ phận xử lý đúng loại tài liệu phù hợp, giảm tải đáng kể cho một nhóm nhân sự trung tâm.

Khi thiết bị phù hợp được đưa vào quy trình, tốc độ số hoá tăng lên, sai sót giảm xuống và số lượng nhân sự cần huy động cũng được tối ưu.

Giảm tải nhân sự là lợi ích dài hạn của số hoá HSBA đúng cách

Khi bài toán nhân sự được giải quyết, lợi ích mang lại không chỉ dừng ở việc hoàn thành tiến độ theo Thông tư 13. Bệnh viện có thể xây dựng quy trình số hoá hồ sơ bệnh án bền vững, giảm phụ thuộc vào lao động thủ công và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành bệnh án điện tử.

Về lâu dài, cán bộ y tế được giảm áp lực hành chính, tập trung hơn vào chăm sóc và điều trị người bệnh. Đồng thời, dữ liệu bệnh án được chuẩn hoá ngay từ đầu cũng giúp bệnh viện dễ dàng khai thác, liên thông và mở rộng các ứng dụng y tế số trong tương lai.

Bài toán nhân sự khi triển khai số hoá HSBA không thể giải quyết bằng cách làm thủ công hoặc tận dụng thiết bị không phù hợp. Chỉ khi lựa chọn đúng giải pháp máy scan số hoá hồ sơ bệnh án và chuẩn hoá dữ liệu đầu vào ngay từ đầu, các cơ sở khám chữa bệnh mới có thể giảm tải cho cán bộ y tế và triển khai bệnh án điện tử một cách hiệu quả, đúng tiến độ theo Thông tư 13/2025/TT-BYT.