5 lý do các doanh nghiệp nên đẩy mạnh số hóa

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang tiến hành số hóa. Vậy đâu là các lý do để các doanh nghiệp tin rằng số hóa có thể bứt phá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ lạc hậu, cồng kềnh sang hoạt động năng suất, hiện đại, hiệu quả?

Số hóa trong hoạt động kinh doanh

5 lý do mà doanh nghiệp nên số hoá tài liệu

1. Số hóa tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp

Dữ liệu số giúp đẩy nhanh tốc độ tìm kiếm, dễ dàng truyền tải, và giúp tăng năng suất của nhân viên, cải thiện quy trình làm việc và tăng cường và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Trung bình, một nhân viên cần 12 phút để tìm tài liệu lưu dưới dạng vật lý (giấy, vải, v.v), nhưng với việc số hóa tài liệu, thời gian này giảm xuống chỉ còn vài giây. Vì vậy, số hóa giúp giảm thời gian quay vòng và tăng tỷ lệ làm việc cho doanh nghiệp của bạn.

2. Quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả

Việc tạo một bản sao của dữ liệu số sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc tạo một bản sao của một bản in giấy. Khi sử dụng dữ liệu số, doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng các công cụ trực tuyến để theo dõi thời gian, quản lý dự án và hợp tác một cách dễ dàng mà không cần sử dụng các bản in giấy. Các tài liệu đã được số hóa có thể dễ dàng truy cập qua điện toán đám mây hoặc bất kỳ hệ thống, thiết bị nào, tại bất cứ nơi đâu, bất cứ thời gian nào.

3. Giảm bớt chi phí vận hành doanh nghiệp

Số hóa giúp doanh nghiệp cắt giảm khoản tiền dùng để trả cho các nhân viên sắp xếp, xử lý các bản sao giấy của hồ sơ. Các tệp tài liệu số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu hoặc loại bỏ chi phí vận chuyển tài liệu từ nơi này sang nơi khác. Hơn nữa, số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian dành cho kho lưu trữ giấy, giảm phí lưu trữ tài liệu (phí cho các kệ để tài liệu, bìa bọc tài liệu, các loại thuốc để bảo quản tài liệu, v.v)

4. Tăng bảo mật của dữ liệu

Quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát người có quyền truy cập vào dữ liệu đó, từ đó nâng cao bảo mật của dữ liệu. Các doanh nghiệp nên thiết lập quy trình làm việc và quyền truy cập cá nhân để đạt mục đích này. Thông tin lưu trữ dưới dạng giấy có thể bị hỏng do các yếu tố thời tiết, nhưng dữ liệu số đảm bảo được các thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo mật an toàn.

Dịch vụ số hoá tài liệu doanh nghiệp

DigiIT Vietnam hiện đang cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu doanh nghiệp với các dạng tài liệu tờ rơi, hồ sơ đấu thầu, hoá đơn, sách hoặc tài liệu nội bộ… đáp ứng đủ tiêu chuẩn lưu trữ với mức chi phí hợp lý. 

Ngoài ra, DigiIT Vietnam hiện đang là nhà phân phối các dòng máy quét nổi tiếng từ Châu Âu, Trung Quốc (Czur)... Nếu quý khách có nhu cầu số hoá liên tục, có thể cân nhắc lựa chọn trang bị các thiết bị số hoá. 

Liên hệ DigiIT Vietnam để được tư vấn giải pháp phù hợp cho đơn vị! 

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Trụ sở: Số 114 Thổ Quan, Khâm Thiên, P. Thổ Quan, Q. Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 0833923603

Email: sohoa.digiit@gmail.com