5+ chức năng của máy quét mà bạn không nên bỏ qua

Chức năng của máy quét không chỉ đơn thuần là chuyển đổi các tài liệu, hình ảnh thành dạng kỹ thuật số mà chúng còn sở hữu một loạt các công dụng hữu ích và tiện lợi khác. Trong bài viết sau đây, DigiIT Vietnam sẽ giới thiệu cho bạn những công dụng đặc biệt của máy scan mà nhiều người vẫn chưa khám phá ra.

1. Máy scan (máy quét) là gì?

Máy scan là một thiết bị hữu ích hay còn được gọi là máy quét. Đây là một thiết bị dùng để chụp, sao lưu các tài liệu, hình ảnh thành dạng tệp mềm được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh. Chức năng của máy quét không chỉ là lưu trữ trên bộ nhớ của máy mà còn có khả năng truyền tải đến các thiết bị máy tính khác đã kết nối dữ liệu. 

Cơ chế hoạt động của máy quét tương tự như máy photocopy. Máy scan sẽ thu thập hình ảnh điện tử của một trang giấy bằng cách biến đổi cường độ sáng phản xạ thành dữ liệu số. Sau đó máy sẽ lưu trữ thành các tệp trên thiết bị khác. Scan thực hiện chuyển đổi các tài liệu bản cứng sang các tệp "ảo", công dụng máy scan ngược lại so với máy in và máy photocopy.

chuc-nang-cua-may-quet-1
Máy quét là một trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp

2. Các chức năng nổi bật của máy scan

Nhìn chung, máy quét giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc. Vì vậy, máy quét đã trở thành một phần không thể thiếu cho các cá nhân và doanh nghiệp, cơ quan nhà nước trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. Ngoài việc scan tài liệu, máy quét còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho người dùng. Dưới đây là một số chức năng của máy quét mà bạn có thể khám phá.

2.1. Bảo mật thông tin tuyệt đối

Chức năng của máy quét không chỉ giới hạn ở việc chuyển đổi tài liệu thành dạng điện tử mà còn bảo mật tuyệt đối cho thông tin. Bằng cách lưu trữ dưới dạng số và thiết lập mã bảo mật, máy quét giúp tăng cường an toàn thông tin. Tài liệu lưu dạng PDF với chữ ký số cực sẽ đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin quan trọng này.

chuc-nang-cua-may-quet-2
Công dụng máy scan có thể giúp người dùng bảo mật thông tin

2.2. Tìm kiếm tài liệu dễ dàng

Việc chuyển đổi tài liệu từ bản giấy sang dạng điện tử không chỉ giúp việc lưu trữ thông tin dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm. Chức năng của máy quét hỗ trợ việc này bằng cách chuyển các tài liệu sang các tệp tin trong máy tính. Người dùng sẽ được máy quét giúp sắp xếp thông tin một cách dễ dàng, tiện lợi và hiện đại hơn. 

Ngoài ra, công dụng máy scan còn cung cấp tính năng chia sẻ tài liệu qua email, các công cụ đám mây và hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba. Điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại công ty. Với chức năng của máy quét, scan đã trở thành một trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. 

chuc-nang-cua-may-quet-3
Với những file PDF, người dùng có thể lưu trữ và sắp xếp một cách dễ dàng

2.3. Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Chức năng của máy quét còn tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Thay vì phải mất thời gian để tìm kiếm thông tin trong các tệp tài liệu thủ công, nhân viên có thể nhanh chóng truy cập và xử lý thông tin cần thiết từ máy tính của mình. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và năng lượng cho những công việc quan trọng hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện.

chuc-nang-cua-may-quet-4
Nhờ có máy quét, hiệu suất làm việc của nhân viên được tăng cao

2.4. Khôi phục được những tài liệu đã bị mất

Trong trường hợp tài liệu bị mất, chức năng của máy quét cung cấp phương tiện đáng tin cậy để khôi phục lại thông tin quan trọng. Bằng cách quét và lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng như đám mây, Google Drive, người dùng có thể dễ dàng khôi phục lại những dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng và tiện lợi. Điều này giúp họ tiếp tục công việc mà không gặp phải sự gián đoạn.

chuc-nang-cua-may-quet-5
Máy quét còn giúp người dùng khôi phục những tài liệu bị xóa

3. Nên thuê máy quét ở đâu uy tín, giá thành tốt?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần số hóa một số lượng tài liệu đóng tập như sách, hồ sơ với dự án ngắn hạn,... Tuy nhiên, doanh nghiệp lại không có đủ kinh phí để mua máy quét hiện đại. Trong tình huống này, việc thuê một máy quét trong thời gian ngắn sẽ là lựa chọn hàng đầu cho bạn. Khi đó, bạn có thể tham khảo dịch vụ thuê máy quét của DigiIT Vietnam. 

chuc-nang-cua-may-quet-6
Dịch vụ cho thuê máy scan của IDT Vietnam

Dịch vụ cho thuê máy quét của DigiIT Vietnam là trợ thủ cho các doanh nghiệp, cơ quan và cá nhân mong muốn số hoá lượng lớn tài liệu mà không muốn mua sắm máy scan.

DigiIT Vietnam cung cấp rất nhiều dòng máy quét ET Series và M3000 Pro, phục vụ việc quét tài liệu và đóng tập các tài liệu như: Sách, hồ sơ, sổ bảo hiểm, sổ hộ khẩu với kích thước A3 và A4… 

Máy quét tài liệu ở DigiIT Vietnam có những ưu điểm như: 

  • Máy scan overhead (quét từ trên cao) đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu 

  • Tốc độ quét tài liệu nhanh nhưng vẫn rõ nét 

  • Chế độ quét đa dạng (nút bấm, bàn đạp chân, phần mềm…) 

  • Độ phân giải cao

  • Tự động nhận diện tài liệu và làm phẳng để scan hiệu quả

  • Tự động chia trang thông minh và tự động quét khi lật trang

  • Cho phép lưu nhiều định dạng như JPG, PDF, TIFF, PDF/A, WORD, EXCEL

DigiIT Vietnam tự hào về việc được nhiều khách hàng lựa chọn làm đối tác cho thuê máy quét. Bạn sẽ được tham khảo đa dạng các dòng máy quét. Các dòng máy quét từ khổ A5-A0 có sẵn với số lượng lớn, có khả năng phục vụ các dự án lớn. Ngoài ra, DigiIT Vietnam hỗ trợ tư vấn về xây dựng quy trình và đề án số hóa khi cần thiết với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Tóm lại, máy quét là một trợ thủ vô cùng đắc lực cho người dùng. Chức năng của máy quét giúp bạn quản lý thông tin, tăng cường hiệu suất làm việc và bảo vệ dữ liệu cho cá nhân và doanh nghiệp. Trong bài viết này, DigiIT Vietnam đã giới thiệu cho bạn những công dụng máy scan mà chúng ta không thể bỏ qua. Hãy liên hệ với DigiIT Vietnam để tìm hiểu thêm về máy quét nhé.

Thông tin liên hệ:

 

Chia sẻ