2 yếu tố cần giúp chuyển đổi số hiệu quả hơn

Việc triển khai phát triển hệ thống quản lý điện tử liên quan rất mật thiết tới sử thay đổi và phát triển của những cơ quan, tổ chức. Từ những bộ hồ sơ, tập tài liệu được lưu trữ chất đầy tại các kệ sách tại các phòng ban, nay sẽ được chuyển hóa để lưu trữ dưới dạng số. Đây là một công tác thiết thực nhằm đầy lùi việc thất lạc tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời đẩy mạnh hoạt động truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Chuyển đổi số là một chủ đề hiện đang rất được quan tâm tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử trên cả nước. Chuyển đổi số trong các cơ quan, tổ chức đầu ngành sẽ là kim chỉ nam để quá trình này diễn ra hiệu quả và thành công nhất. Bước đầu, chúng ta cần nhanh chóng làm quen với việc loại bỏ những tài liệu giấy, thay vào đó là việc sử dụng những dữ liệu điện tử đã được số hóa và xử lý.

Để làm quen và sử dụng tài liệu số cần mất một khoảng thời gian khá dài thay đổi nhận thức và hành vi của bạn đọc. Theo thói quen thì việc lưu trữ lại những thông tin trên giấy vẫn là hoạt động phổ biến nhất của các cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Số hoá tài liệu chỉ là một công đoạn nhỏ trong quá trình chuyển đổi số nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự thành công của việc chuyển đổi số toàn diện. Công tác số hoá cần có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin, kinh nghiệm của nguồn nhân lực và kỹ thuật của người xử lý. 

Yếu tố cần để chuyển đổi số thành công 

Một số yếu tố quan trọng bắt buộc đơn vị cần phải có để có thể chuyển đổi số một cách nhanh chóng nhưng vẫn chính xác và đạt hiệu quả cao. 

Các thiết bị số hóa tài liệu 

Trong quá trình số hoá tài liệu cần đến những thiết bị chuyên dụng, thông minh và đặc biệt cần đáp ứng được những tiêu chuẩn khắt khe của công tác số hoá tài liệu. Hiện nay, DigiIT Vietnam cung cấp giải pháp số hoá toàn diện với những hệ thống thiết bị số hoá chuyên dụng đến từ Czur, Zeutschel, Treventus...với nhiều sản phẩm phù hợp phong phúc mọi đối tượng từ khách hàng cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp...

>>> Tham khảo: Một số dòng máy quét tài liệu chuyên dụng khổ A3

Yếu tố con người 

Các cá nhân, đoàn thể trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải ý thức được việc hạn chế những tài liệu giấy, thay vào đó là tiếp nhận những tài liệu điện tử . Không ngừng trau dồi kỹ năng, chuyên môn để có thể thực hiện số hóa chuyên nghiệp. Luôn luôn không ngừng thay đổi tiếp thu cái mới, thích nghi nhanh với việc quản lý dữ liệu điện tử.

Việc loại bỏ những tài liệu giấy thay vào đó là những bộ dữ liệu điện tử góp phần lớn vào quá trình chuyển đổi số Quốc gia. Không những vậy, số hóa tài liệu sẽ giúp thông tin sẽ được lưu trữ lâu dài hơn, hạn chế tình trạng thất lạc, tăng hiệu quả truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Hơn nữa đây sẽ là bước đánh dấu sự phát triển của đất nước, phù hợp với thời đại bùng nổ cách mạng công nghiệp 4.0.

Liên hệ với DigIT Vietnam để được tư vấn sâu hơn về các dòng máy quét. 

Hotline: 0833923603