Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

Tổng quan về tài liệu số hóa

1 . Khái quát chung

Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu, và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Trong bài viết này, tác giả muốn làm rõ khái niệm, nội dung số hóa tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ và những công việc có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.

Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, không quy định chi tiết đến tài liệu lưu trữ số hóa.

Chúng ta có thể hiểu tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:

  - Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;
  - Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.

Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh,… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.

2. Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ

Thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các mục đích là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “tín hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital). Từ đó, chúng ta đạt được những mục tiêu cơ bản như:

a) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.

Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở.

b) Đồng nhất các loại hình tài liệu.

Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.

c) Quản lý, khai thác tập trung

Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

3. Thuận lợi và khó khăn khi số hóa tài liệu lưu trữ

Khi đặt yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của chúng, để chúng ta biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.

a) Ưu điểm là:

 -  Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn. Ưu điểm này tổng hòa các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;

 -  Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, ta có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng online,… Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.

 -  Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.

 -  Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa,...

b) Những hạn chế cần khắc phục của tài liệu số hóa:

 -  Khi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác; ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.

 -  Dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng ở một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu như chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao?

 -  Cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

 -  Một khó khăn có liên quan đến vấn đề đã nêu, là chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một cơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật.

4. Dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ đạt chuẩn

DigiIT tự hào là đơn vị hàng đầu, với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực số hoá tài liệu, đặc biệt trong lĩnh vực thư viện, lưu trữ. Một số những ưu điểm của “Dịch vụ số hoá tài liệu" mà thư viện không thể bỏ qua như: 
 -  Đơn vị là nhà phân phối nhiều dòng máy scan hiện đại như Zeutschel, CZUR, Treventus… Những dòng máy scan hàng đầu trên Châu Âu và toàn thế giới. 
 -  Đội ngũ nhân sự có nhiều kinh nghiệm lập đề án, số hoá và nghiệm thu tại nhiều thư viện lớn trên cả nước. 
 -  Định giá số hoá tài liệu theo chuẩn mà các văn bản nhà nước quy định, bên cạnh đó DigiIT cũng hỗ trợ tư vấn lưu trữ, đào tạo cho cán bộ sau khi thực hiện. 
 -  Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của dự án. 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: 
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN DIGIIT
Trụ sở: Số 114 ngõ Thổ Quan, phố Khâm Thiên, phường Thổ Quan, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Website: http://digiit.vn | https://thietbisohoa.vn
Hotline: 0833923603

                                                                                                                                                   Nguồn: Sohoatailieu.com